Acquisto di beni e servizi: le nuove procedure

A pochi mesi dall’entrata in vigore del nuovo Regolamento di contabilità, un riepilogo delle regole e la modulistica aggiornata per le Istituzioni scolasticheDi Marco Graziuso

 

Abstract

Quali procedure seguire per l’acquisizione di beni e servizi? Il MEPA è obbligatorio? Bisogna usare i format proposti dal MIUR? Per fare un po’ di chiarezza, si propone una sintesi delle operazioni necessarie per rispettare princìpi e modalità dettati dalle norme.

 

Trascorsi alcuni mesi da quando le istituzioni scolastiche hanno cominciato a fare i conti con le nuove disposizioni contenute nel Regolamento di contabilità – D.I. n. 129/2018, si ritorna sul tema delle procedure di acquisto per offrire qualche spunto di riflessione, anche in relazione alle istruzioni di carattere generale emanate dal MIUR con la pubblicazione del cosiddetto Quaderno n. 1.

Essendo diffusa, tra chi opera quotidianamente,  la preoccupazione circa il corretto iter da seguire nell’avviare qualsiasi procedimento di acquisizione di beni e servizi,  il Quaderno rappresenta sicuramente uno strumento utile è adatto, soprattutto nei format allegati, che descrivono puntualmente ogni operazione da effettuare. Forse sarebbe stato più opportuno prendere a riferimento la prassi utilizzata dall’Anac, che, nell’emanare le proprie linee guida, sottopone a consultazione la prima bozza di documento, per consentire soprattutto agli operatori interessati di poter intervenire con adeguati suggerimenti.

 

Comunque, i modelli proposti contengono le indicazioni necessarie per poter espletare correttamente le varie procedure di impegno di spesa. A tal proposito, si ritiene opportuno sottolineare come il cosiddetto MEPA (Mercato Elettronico della Pubblica Amministrazione) rappresenti oggi sempre di più uno strumento in grado di gestire al meglio ogni operazione di spesa, anche e soprattutto in relazione all’utilizzo della piattaforma telematica, resa obbligatoria per l’acquisizione e la comparazione delle offerte da parte degli operatori economici. Ormai risultano sempre più numerose le aziende presenti sul MEPA per ogni categoria merceologica, cosa che sicuramente agevola il ricorso all’elenco dei fornitori nelle indagini di mercato. Ma soprattutto la cosiddetta trattativa diretta, tra le tipologie di procedura proposte, consente di pervenire all’acquisizione di beni e servizi con piena efficacia ed efficienza.

Si ritiene opportuno riportare di seguito una sintesi dei princìpi che dovranno essere osservati dalle Istituzioni scolastiche nell’espletamento delle procedure di affidamento sotto le soglie comunitarie,  di cui all’articolo 35 del D.Lgs. 50/2016, attualmente fissate in € 144.000,00 per forniture e servizi.

 

Convenzioni Consip

Ai sensi dell’art. 1, comma 510, della legge n. 208/2015, prima di attivare qualsiasi procedura di affidamento, le istituzioni scolastiche devono verificare l’insussistenza di Convenzioni Consip attive, in relazione alla pertinenza del bando.

È possibile procedere ad acquisti autonomi, in deroga alle suddette Convenzioni, qualora il bene o il servizio oggetto di convenzione non sia idoneo al soddisfacimento dello specifico fabbisogno dell’Amministrazione per mancanza delle caratteristiche essenziali.

A tal proposito, le Istituzioni scolastiche dovranno formalizzare un provvedimento specificamente motivato del dirigente scolastico e trasmettere il provvedimento di autorizzazione al competente ufficio della Corte dei Conti.

 

Modalità di acquisto dei beni e servizi informatici

Con riferimento ai beni e servizi informatici, sussiste l’obbligo di approvvigionarsi esclusivamente tramite gli strumenti di acquisto e di negoziazione messi a disposizione da Consip S.p.A. (v. art. 1, comma 512, della Legge n. 208/2015).

Ai sensi dell’articolo 1, comma 516, della legge numero 208/2015, le Istituzioni scolastiche possono procedere ad approvvigionamenti mediante acquisti autonomi e in deroga alle convenzioni Consip, qualora il bene o il servizio non sia disponibile o idoneo al soddisfacimento dello specifico fabbisogno, o in casi di necessità ed urgenza, comunque funzionali ad assicurare la continuità della gestione amministrativa.

In tal caso, le Istituzioni scolastiche dovranno:

• formalizzare apposita autorizzazione, specificamente motivata, da parte del Dirigente scolastico;
• trasmettere una comunicazione sugli approvvigionamenti effettuati all’Autorità nazionale anticorruzione e all’Agid.

 

Gli acquisti sotto soglia comunitaria e il divieto di frazionamento

Per gli acquisti sotto soglia comunitaria si suggerisce di utilizzare le procedure c.d. semplificate, secondo quanto disposto dall’art. 36 del D.Lgs. n. 50/2016 e dalle Linee Guida A.N.AC. n. 4 (approvate dal Consiglio dell’Autorità con delibera n. 1097 del 26 ottobre 2016 e aggiornate dal Decreto Legislativo 19 aprile 2017, n. 56 con delibera del Consiglio n. 206 del 1 marzo 2018), atteso che assicurano rapidità e snellezza nell’attuazione delle procedure per l’acquisizione di beni.

Si segnala che alle stazioni appaltanti è fatto divieto di frazionare in maniera artificiosa gli affidamenti di lavori, forniture e servizi di più grande portata in unità più piccole al fine di aggirare le soglie UE pubblicate sulla Gazzetta Ufficiale Comunità Europea («GUCE»), le soglie nazionali oppure l’applicazione di determinate procedure competitive.

 

Le procedure c.d. semplificate

L’affidamento e l’esecuzione di lavori, servizi e forniture secondo le procedure semplificate di cui all’art. 36 del D.lgs. 50/2016, ivi compreso l’affidamento diretto, devono avvenire nel rispetto dei principi di economicità, efficacia, tempestività, correttezza, libera concorrenza, non discriminazione, trasparenza, proporzionalità, pubblicità, nonché del principio di rotazione e di tutela dell’effettiva possibilità di partecipazione delle micro, piccole e medie imprese. Tutti gli atti della procedura sono soggetti agli obblighi di trasparenza previsti dall’art. 29 del D.lgs. 50/2016.

Il Mercato Elettronico della Pubblica Amministrazione

Le procedure semplificate sotto soglia comunitaria possono essere interamente gestite in via elettronica, tramite il Mercato Elettronico della Pubblica Amministrazione. In particolare, per le procedure di importo inferiore a € 40.000,00, le modalità di acquisto di beni e servizi sul MEPA sono attualmente tre:

• l’ordine diretto di acquisto («OdA»), che prevede l’acquisto del bene/servizio direttamente dai cataloghi dei prodotti pubblicati dai fornitori;
• la trattativa diretta, che consente di procedere ad un affidamento diretto, previa negoziazione con un unico operatore economico;
• la richiesta di offerta («RdO»), nell’ambito della quale le Pubbliche Amministrazioni sono tenute ad effettuare un confronto competitivo tra più operatori, richiedendo ai fornitori delle offerte personalizzate sulla base delle proprie specifiche esigenze e aggiudicando la gara al miglior offerente (nell’ambito di affidamenti di importo inferiore a € 40.000,00, l’utilizzo dello strumento RdO deve considerarsi facoltativo).
  Si precisa che, per le procedure di affidamento di importi superiori a € 40.000,00 (IVA esclusa) e inferiori a € 144.000,00 (IVA esclusa) per servizi/forniture, è possibile ricorrere esclusivamente allo strumento della RdO con consultazione di un numero di operatori economici non inferiore a cinque, ove esistenti.

L’obbligo di motivazione in merito alla scelta dell’affidatario

Per gli affidamenti diretti, le Istituzioni scolastiche motivano adeguatamente in merito alla scelta dell’affidatario e danno dettagliatamente conto:

• del possesso, da parte dell’operatore economico selezionato, dei requisiti richiesti nella determina a contrarre o nell’atto ad essa equivalente;
• della rispondenza di quanto offerto all’interesse pubblico che la stazione appaltante deve soddisfare;
• di eventuali caratteristiche migliorative offerte dall’affidatario;
• della congruità del prezzo in rapporto alla qualità della prestazione;
• del rispetto del principio di rotazione.

La motivazione può essere espressa in forma sintetica per affidamenti di modico valore, ad esempio, inferiori a € 1.000,00, o per affidamenti effettuati nel rispetto di apposito regolamento (ad esempio, regolamento di contabilità) già adottato dalla stazione appaltante, che deve tener conto dei principi comunitari e nazionali in materia di affidamento di contratti pubblici.

L’attività negoziale secondo quanto stabilito dal D.I. n. 129/2018

Ai sensi della lett. a) del comma 2 dell’art. 45 del D.I. 129/2018, il dirigente scolastico può operare, mediante il ricorso agli affidamenti diretti di cui all’articolo 36, comma 2, lett. a), del D.Lgs. 50/2016:

• in piena autonomia, ossia senza necessità di un intervento preventivo del Consiglio d’istituto e nel rispetto delle disposizioni normative vigenti, per affidamenti di importo inferiore o uguale a € 10.000,00 (IVA esclusa);
• nei limiti e nel rispetto dei criteri stabiliti con apposita delibera del Consiglio di istituto, per affidamenti di importo superiore o uguale a € 10.000,00 (IVA esclusa), ma inferiore a € 40.000,00 (IVA esclusa).

 

Le indagini di mercato o la consultazione di elenchi

Si rammenta che, ai sensi dell’art. 36 del D.Lgs. 50/2016 e delle suddette Linee Guida ANAC n. 4, prima dell’avvio di una procedura di affidamento, è necessario svolgere indagini di mercato finalizzate alla predisposizione degli atti di gara, allo svolgimento della relativa procedura, nonché a fornire informazioni agli operatori circa le procedure programmate e i requisiti relativi alle stesse.

Le indagini di mercato sono svolte secondo le modalità ritenute più convenienti dalla stazione appaltante, differenziate per importo e complessità di affidamento, secondo i principi di adeguatezza e proporzionalità, anche tramite la consultazione dei cataloghi del mercato elettronico propri o delle altre stazioni appaltanti, nonché di altri fornitori esistenti. La stazione appaltante assicura l’opportuna pubblicità dell’attività di esplorazione del mercato, scegliendo gli strumenti più idonei in ragione della rilevanza del contratto per il settore merceologico di riferimento e della sua contendibilità. In ogni caso, si richiede almeno la pubblicazione dell’avviso esplorativo sul sito istituzionale della scuola (sul punto, v. approfonditamente par. 5,1 delle Linee Guida n. 4, cit.).

 

Le procedure negoziate sotto soglia comunitaria

Si illustrano di seguito alcuni princìpi che le Istituzioni scolastiche sono tenute ad osservare in caso di avvio di procedure negoziate sotto le soglie comunitarie di cui all’art. 35 del D.Lgs. 50/2016. In tal caso, la stazione appaltante:

• sulla base dei criteri definiti nella determina a contrarre, ovvero di un atto equivalente, seleziona in modo non discriminatorio gli operatori da invitare, in numero proporzionato all’importo e alla rilevanza del contratto e, comunque, in numero non inferiore a cinque, nei casi di affidamenti aventi ad oggetto forniture e servizi di importo compreso tra € 40.000,00 e € 144.000,00 (v. articolo 36, comma 2, lett. b), del D.Lgs. 50/2016);
• è tenuta al rispetto del principio di rotazione degli inviti. L’invito all’affidatario uscente ha carattere eccezionale e deve essere adeguatamente motivato (v. par. 3.7 delle Linee guida n. 4, cit.). La motivazione può essere espressa in forma sintetica per affidamenti di modico valore, ad esempio, inferiori a € 1.000,00, o per affidamenti effettuati nel rispetto di apposito regolamento (ad esempio, regolamento di contabilità) già adottato dalla stazione appaltante, che tiene conto dei principi comunitari e nazionali in materia di affidamento di contratti pubblici;
• nel caso in cui non sia possibile procedere alla selezione degli operatori economici da invitare sulla base dei requisiti posseduti, può procedere al sorteggio, a condizione che esso sia stato debitamente pubblicizzato nell’avviso di indagine esplorativa;
• invita, mediante trasmissione di una lettera, contemporaneamente tutti gli operatori economici selezionati. L’invito deve contenere tutti gli elementi che consentano alle imprese di formulare un’offerta informata e, dunque, congrua.

Le procedure ordinarie

Le procedure ordinarie (che comprendono, a titolo esemplificativo, le procedure ristrette e quelle aperte) sono obbligatorie per gli appalti sopra le soglie comunitarie di cui all’articolo 35 del D.Lgs. 50/2016 e sono sottoposte a rigorosi obblighi di pubblicità (ad esempio sulla GUCE, sulla Gazzetta Ufficiale della Repubblica Italiana «GURI», sui quotidiani locali, etc.), nonché tempi più lunghi per la realizzazione della gara.

 

Le verifiche

Per lavori, servizi e forniture di importo fino a 5.000,00 euro, in caso di affidamento diretto, la stazione appaltante ha facoltà di procedere alla stipula del contratto sulla base di:

• un’apposita autodichiarazione resa dall’operatore economico ai sensi e per gli effetti del DPR 445/2000, anche secondo il modello del DGUE, dalla quale risulti il possesso dei requisiti di carattere generale di cui all’articolo 80 del D.lgs. 50/2016, ove previsti;
• consultazione del casellario ANAC;
• verifica del documento unico di regolarità contributiva (DURC).

 

Per lavori, servizi e forniture di importo superiore a € 5.000,00 e non superiore a € 20.000,00, in caso di affidamento diretto, la stazione appaltante ha facoltà di procedere alla stipula del contratto sulla base di:

• un’apposita autodichiarazione resa dall’operatore economico ai sensi e per gli effetti del DPR 445/2000, anche secondo il modello del DGUE, dalla quale risulti il possesso dei requisiti di carattere generale di cui all’articolo 80 del D.lgs. 50/2016, ove previsti;
• consultazione del casellario ANAC;
• verifica della sussistenza dei requisiti di cui all’articolo 80, commi 1, 4 e 5, lettera b), del D.lgs. 50/2016;
• verifica del documento unico di regolarità contributiva (DURC; cfr. Linee guida n. 4 dell’ANAC, paragrafi 4.2.2 e 4.2.3).

Si precisa che, successivamente alla stipula del contratto, la stazione appaltante è tenuta comunque a verificare la sussistenza di tutti i requisiti di cui all’articolo 80 del D.lgs. 50/2016.

 

Nel caso di affidamento diretto per importi superiori a € 20.000,00, la stazione appaltante, prima di stipulare il contratto, deve procedere alle verifiche del possesso dei requisiti di carattere generale di cui all’articolo 80 del D.lgs. 50 del 2016.

La stazione appaltante è altresì tenuta al controllo dei requisiti di capacità economico – finanziaria e tecnico – professionale, ove previsti.

 

Riferimenti normativi

Decreto Interministeriale 28 agosto 2018, n. 129

Decreto legislativo 18 aprile 2016, n. 50

Legge 28 dicembre 2015, n. 208

ANAC, Linee guida n. 4

 

Scarica i moduli originali a cura di Marco Graziuso:

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