Dematerializzazione, trasparenza e tipologie di procedimento

Come pianificare e organizzare il passaggio al digitale in base al CAD

Sta destando confusione e generando qualche equivoco la notizia secondo la quale la famigerata scadenza del 12 agosto 2016, prevista dal DPCM del 13/11/2014 (G.U. del 12/01/2015), riguardante “Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione e validazione temporale dei documenti informatici … del Codice dell’Amministrazione Digitale di cui al D.Lgs. n. 82/2005”, sia stata prorogata o addirittura cancellata.

Stiamo ai fatti. Secondo il citato DPCM le Pubbliche Amministrazioni “adeguano i propri sistemi di gestione informatica dei documenti entro e non oltre diciotto mesi dall’entrata in vigore del presente decreto” (trenta giorni dalla data di pubblicazione in G.U.).

La Commissione Affari Costituzionali, nel parere che ha espresso in data 03/08/2016, propone di sospendere l’efficacia dello stesso DPCM per consentire all’emanazione di nuove regole tecniche pienamente in linea con le modifiche da apportare al CAD, da armonizzare con le disposizioni adottate a livello europeo.

In data 10/08/2016, il Consiglio dei ministri, su proposta del Ministro per la semplificazione e la pubblica amministrazione ha approvato, in esame definitivo, un decreto legislativo recante norme di attuazione dell’articolo 1 della legge 7 agosto 2015, n. 124, recante modifica e integrazione del codice dell’amministrazione digitale (CAD) di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82. Nello specifico il cambiamento strutturale del rapporto tra cittadini e pubblica amministrazione è affidato a un’identità digitale, attraverso cui accedere e utilizzare i servizi erogati in rete dalle pubbliche amministrazioni, e al domicilio digitale (SPID), in collegamento con l’anagrafe della popolazione residente. SPID sarà l’identificativo con cui un cittadino si farà riconoscere dalla pubblica amministrazione, mentre il domicilio digitale sarà l’indirizzo on-line al quale potrà essere raggiunto dalle pubbliche amministrazioni. Sono stati recepiti gran parte dei suggerimenti della Conferenza unificata e del Consiglio di Stato e sono state integralmente accolte le condizioni contenute nei pareri delle Commissioni parlamentari.

Al di là dello spostamento della data contenuta nel citato DPCM che riguarda solo l’adeguamento del proprio sistema di gestione informatica, va sottolineato che il processo di dematerializzazione non deve essere vissuto come un adempimento che scatta da un giorno all’altro, ma va preparato e organizzato con tempi distesi, puntando a rispettare già i contenuti che la norma (CAD) stabilisce e che rimarranno invariati:

il documento informatico è formato mediante una delle seguenti principali modalità:

– redazione tramite l’utilizzo di appositi strumenti software;

– acquisizione di un documento informatico per via telematica o su supporto informatico;

– acquisizione della copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico;

– acquisizione della copia informatica di un documento analogico;

– registrazione informatica delle informazioni risultanti da transazioni o processi informatici o dalla presentazione telematica di dati attraverso moduli o formulari resi disponibili all’utente;

– generazione o raggruppamento anche in via automatica di un insieme di dati o registrazioni, provenienti da una o più basi dati, anche appartenenti a più soggetti interoperanti, secondo una struttura logica predeterminata e memorizzata in forma statica.

Il documento informatico assume la caratteristica di immodificabilità se formato in modo che forma e contenuto non siano alterabili durante le fasi di tenuta e accesso e ne sia garantita la staticità nella fase di conservazione (il formato più conosciuto è il PDF).

Il documento informatico, identificato in modo univoco e persistente, è memorizzato in un sistema di gestione informatica dei documenti, il Protocollo informatico che dal 12/10/2015 ogni Pubblica amministrazione ha dovuto adeguare alle Regole tecniche di cui al DPCM 03/12/2013 (G.U. 12/03/2014).

Non è un caso che la nota MIUR del 19/07/2016, prot. n. 10546, sulla “Dematerializzazione. Riordino degli adempimenti amministrativi in materia di stato giuridico. Personale Amministrativo Comparto Ministeri”, stabilisce che a partire dal 12 agosto 2016 non sarà più possibile produrre e trasmettere atti cartacei tra uffici delle pubbliche amministrazioni.

Lo stesso MIUR sulla rete Intranet informa che “in ottemperanza all’art. 5 c. 3 del DPCM 3 dicembre 2013 recante le “Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli articoli 40-bis, 41, 47, 57-bis e 71, del Codice dell’amministrazione digitale”, in data 12 agosto è stato pubblicato, nella sezione Ge.Doc.MIUR, il Manuale per la gestione documentale della Direzione generale per lo Studente, l’Integrazione e la Partecipazione. Tale manuale, approvato con decreto direttoriale n. 627 del 07/07/2016, completa il Manuale di Ente unico e vincolante per l’intero MIUR.”

Il CAD, infatti, resta comunque in vigore e gli eventuali cambiamenti sono destinati ad ampliare principi e concetti che nelle nostre azioni quotidiane stanno già cominciando ad affermarsi, per trattare ogni procedimento amministrativo con maggiore efficacia e trasparenza.

E a proposito di trasparenza, non devono sfuggire gli adempimenti previsti dal nuovo D.Lgs. n. 33/2013 come modificato dal D.Lgs. n. 97/2016 ed entrati in vigore dal 23/06/2016, rammentati anche nella Delibera ANAC n. 430/2016, che riporta nell’allegato 2 l’elenco degli obblighi di pubblicazione a carico delle Istituzioni scolastiche.

Fra questi obblighi, risulta di particolare rilievo la pubblicazione nella sezione Amministrazione Trasparente del proprio sito web delle cosiddette Tipologie di procedimento, con l’indicazione di notizie puntuali e prescrittive.

Si propone, di seguito, uno schema utile per la predisposizione della tabella oggetto di pubblicazione.

TIPOLOGIE DI PROCEDIMENTO

INFORMAZIONI RELATIVE AI PROCEDIMENTI AMMINISTRATIVI

Art. 35 comma 1 D.Lgs. 33/2013

I procedimenti di competenza dell’Istituzione scolastica si concludono con un provvedimento che viene emanato nel termine previsto dalla legge o indicato nel prospetto allegato.

Per i procedimenti che vengono attivati d’ufficio il termine iniziale decorre dalla data in cui l’ufficio competente abbia ricevuto formale e documentata notizia del fatto dal quale sorge l’obbligo di provvedere.

Per i procedimenti ad iniziativa di parte il termine iniziale decorre dalla data di ricevimento della richiesta relativa. Il responsabile del procedimento comunica all’interessato le eventuali irregolarità o incompletezze della richiesta entro 10 giorni dal suo ricevimento indicandone le cause. In tal caso il termine per l’adozione del provvedimento decorre dalla data di ricevimento della richiesta regolarizzata o completata.

All’atto di presentazione della richiesta è rilasciata, a domanda, all’interessato, una ricevuta o comunque una documentata indicazione sugli estremi di protocollo.

Il termine per la conclusione del procedimento coincide con la data d’adozione del relativo provvedimento o, nel caso di provvedimento ricettizio, con la data in cui il destinatario ne riceve comunicazione.

Il termine per la conclusione del procedimento rimane sospeso qualora per la prosecuzione:

– debba essere compiuto un adempimento da parte dell’interessato, per il tempo necessario a tale adempimento;

– debbano essere acquisiti atti di altre amministrazioni, per il tempo necessario all’acquisizione di detti atti.

Il Responsabile del procedimento provvede:

1. a)      all’acquisizione d’ufficio dei documenti già in possesso dell’Amministrazione e all’accertamento d’ufficio di fatti, stati e qualità che la stessa Amministrazione o altra Pubblica Amministrazione è tenuta a certificare;
2. b)      all’applicazione, in tutti i casi previsti, della Legge 4 gennaio 1968, n. 15 e successive disposizioni sull’autocertificazione di atti e documenti;
3. c)      a sovrintendere agli adempimenti di legge in materia di controlli sulla veridicità delle autocertificazioni utilizzate nei procedimenti amministrativi;
4. d)      comunicare i dati in proprio possesso nel caso di richiesta da parte di altre Pubbliche Amministrazioni.