IL SISTEMA DEI CONTROLLI SUI DOCUMENTI AMMINISTRATIVI E CONTABILI

Analisi della circolare del MEF n.20di Marco Graziuso

Va sicuramente menzionata, tra le ultime disposizioni che hanno interessato la Pubblica Amministrazione, la Circolare del MEF – Ragioneria Generale dello Stato n. 20 del 05/05/2017, con la quale viene pubblicato un vademecum sull’attività di controllo, con l’obiettivo di offrire un nuovo strumento di supporto alle funzioni svolte dai Revisori dei conti, la cui attività di vigilanza è sempre più finalizzata ad evidenziare la qualità e l’efficienza nell’uso delle risorse pubbliche.

È uno strumento di lavoro che aggiorna la circolare vademecum emanata, da ultimo, nel 2004 e che si pone in linea con il processo di riforma dei sistemi contabili e di controllo degli enti pubblici.

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In particolare, affronta nuove tematiche, tra le quali si segnalano appalti, personale, obblighi di pubblicità, trasparenza e diffusione di informazioni da parte delle Pubbliche Amministrazioni, sicurezza sui luoghi di lavoro, privacy, accelerazione del pagamento dei debiti commerciali, tutte tematiche, queste, che assumono un significativo ruolo teso a garantire una corretta, efficace, efficiente ed imparziale azione amministrativa.

Infatti, agli “ordinari” controlli periodici di natura prettamente contabile (per es., verifica di cassa) sono state aggiunte alcune tipologie di controllo che devono rientrare nell’ambito delle normali attività del Collegio dei revisori.

Nei primi quattro capitoli del vademecum si procede all’inquadramento normativo generale dell’attività di verifica amministrativo-contabile, all’analisi delle singole verifiche da attuare concretamente nell’attività di controllo, all’inquadramento del processo di armonizzazione dei sistemi contabili della Pubblica Amministrazione, nonché alla individuazione degli elementi che caratterizzano le strutture di bilancio degli enti pubblici.

La circolare n.20 del MEF affronta nuove tematiche, tra cui appalti, personale, obblighi di pubblicità, trasparenza e diffusione di informazioni sicurezza sui luoghi di lavoro, privacy, accelerazione del pagamento dei debiti commerciali

Nei capitoli successivi, dal quarto all’ottavo, si affrontano le tematiche relative alle specifiche aree di attività in cui si articola l’amministrazione di un ente e si tracciano le linee normative che regolano l’attività negoziale, concentrandosi sugli aspetti fiscali della gestione, con particolare riferimento alla gestione del personale.

Tale corposa documentazione va analizzata e opportunamente correlata alle disposizioni sull’intero sistema dei controlli, come disciplinato dal D.Lgs. n. 123 del 30/06/2011 e da ultimo modificato dal D.Lgs. n. 93 del 12/05/2016. Su tali modifiche, infatti, è intervenuta la stessa Ragioneria Generale dello Stato che, con la circolare n. 8 del 10/02/2017,  ha diramato alcune importanti indicazioni operative.

In particolare, il nuovo art. 5 del D.Lgs. n. 123/2011 prevede che siano assoggettati a controllo preventivo non più gli atti relativi al trattamento giuridico ed economico del personale statale in servizio, bensì gli atti relativi alle modifiche della posizione giuridica o della base stipendiale del personale statale in servizio.

Ciò sta a significare che, venendo meno il controllo preventivo su alcuni atti, i relativi provvedimenti saranno emessi sotto la diretta responsabilità amministrativa e contabile dei Dirigenti responsabili delle Amministrazioni titolari della spesa.

Operativamente, si riportano le tipologie dei provvedimenti di interesse scolastico:

 

Atti soggetti a controllo preventivo (da inviare con la consueta documentazione)

Provvedimenti di ricostruzione di carriera Provvedimenti di conferimento incarichi dirigenziali Modifiche alla retribuzione di posizione dei dirigenti Contratti a tempo indeterminato Contratti a tempo determinato Contratti di Insegnamento Religione Contratti ore alternative alla Religione Cattolica Contratti part-time Provvedimenti di passaggio di ruolo Provvedimenti di comando fuori comparto Provvedimenti di proroga contratti a tempo determinato Provvedimenti disciplinari comportanti il licenziamento Provvedimenti di dispensa dal servizio Provvedimenti di risoluzione del rapporto di lavoro Provvedimenti di concessione congedo ex art. 42 L. 151/2001 Incarichi ai sensi degli artt. 36 e 59 CCNL/Scuola Incarichi annuali alle funzioni di DSGA Provvedimenti in applicazione di sentenze

Atti esclusi dal controllo preventivo, in quanto non determinano effetti modificativi contemplati dalla legge (da inviare senza  altra documentazione che non sia il decreto)

Provvedimenti comandi all’interno del comparto Provvedimenti di assenze, congedi e aspettative Trasferimenti Distacchi e aspettative sindacali Provvedimenti disciplinari con sanzioni, anche pecuniarie, diverse dal licenziamento Contratti per ore eccedenti Contratti per ore aggiuntive alternative IRC Indennità di mancato preavviso Indennità per ferie non fruite

Nel rinviare ai contenuti in dettaglio del citato Vademecum, si riportano sinteticamente i controlli che i Revisori saranno tenuti ad effettuare, in aggiunta a quelli che normalmente svolgono in occasione delle consuete visite di verifica.

 

Adempimenti sicurezza nella scuola D.lgs. n. 81/2008	Verifica: è stato nominato il responsabile del Servizio prevenzione e protezione, il responsabile della sicurezza e, per le attività comportanti rischi professionali (ad es.: VDT, MMC, ecc), il medico competente; l’Ente ha richiesto / ottenuto il certificato prevenzione incendi; sono stati valutati i rischi collegati all’attività; è stato formalizzato uno specifico programma di formazione per il personale; è stato adottato, con data certa, il documento di valutazione dei rischi, il quale è stato aggiornato da ultimo in data…………….
Adempimenti PRIVACY D.lgs. n. 196/2003	Verifica: è stato recepito il D.Lgs. n. 196/2003 (artt. 33-36 e allegato B) in materia di misure minime di protezione dei dati (password, salvataggio dati, documento programmatico); è stata richiesta e ottenuta dai dipendenti l’autorizzazione al trattamento dei dati sensibili ed è stata fornita l’informativa; l’Ente ha ottemperato agli adempimenti relativi alla nomina dei responsabili del trattamento dati.
Adempimenti PCC e tempestività Circolare RGS n. 27 del 24 novembre 2014 D.l. n. 66/2014	Verifica: ha provveduto a registrarsi presso la Piattaforma PCC del MEF (ai sensi dell’art. 7, commi 1, 2 e 7-ter, del Decreto legge n. 35/2013, convertito dalla Legge 23 giugno 2014, n. 89). I soggetti accreditati ad operare sulla Piattaforma elettronica sono stati individuati nei Sigg……………; ha provveduto ad allegare al bilancio dell’esercizio 20.. l’attestazione dei tempi di pagamento, resa ai sensi dell’articolo 41, comma 1, del predetto D.l. n 66/2014, convertito dalla Legge n. 89/2014; ha adempiuto  all’obbligo di cui all’art. 7, comma 4-bis, del Decreto legge n. 35/2013, convertito dalla Legge n. 64/2013 (obbligo di comunicazione annuale attraverso la Piattaforma PCC del MEF, da effettuarsi entro il 30 aprile di ciascun anno, dei debiti commerciali non ancora estinti, maturati al 31 dicembre dell’anno precedente). A tal riguardo, si fa presente che l’ultima comunicazione inserita dall’Ente sulla Piattaforma elettronica è quella effettuata in data …………, con riferimento ai debiti maturati al 31 dicembre …………; l’obbligo di comunicare sulla Piattaforma elettronica PCC le informazioni inerenti alla ricezione e alla rilevazione sui propri sistemi contabili delle fatture o richieste equivalenti di pagamento relative a forniture, appalti e prestazioni professionali, debiti per somministrazioni (art. 27, comma 2); l’obbligo di comunicare, entro il 15 di ogni mese, i dati relativi ai debiti non estinti, certi, liquidi ed esigibili per i quali, nel mese precedente, sia stato superato il termine di decorrenza degli interessi moratori previsto dal D. lgs. n. 231/2002 (art. 27 l, comma  4); l’obbligo di immettere sulla piattaforma elettronica, per i debiti comunicati ai sensi del precedente comma 2, i dati riferiti all’ordinazione di pagamento (art. 27, comma 5); pubblicazione nel proprio sito istituzionale dell’indicatore di tempestività dei pagamenti,  sia annuale che trimestrale.
Adempimenti  TRASPARENZA Decreto legislativo n. 33/2013	Verifica la pubblicazione su Amministrazione Trasparente:   del Piano triennale per la prevenzione della corruzione (art. 10, comma 8); degli atti normativi e amministrativi generali (art. 12); dei dati concernenti l’organizzazione delle Pubbliche Amministrazioni (art. 13); dei dati concernenti i titolari di incarichi dirigenziali (art. 14); dei dati e delle informazioni sui titolari di incarichi di collaborazione e di consulenza (art. 15); dei dati riguardanti il personale (artt. 16 e 17); dei dati relativi alla contrattazione collettiva (art. 21); dei dati relativi ai provvedimenti amministrativi (art. 23); dei dati di bilancio, preventivo e consuntivo, e del Piano degli indicatori e risultati attesi di bilancio, nonché dei dati concernenti il monitoraggio degli obiettivi (art. 29); dei dati riguardanti i beni immobili e la gestione del patrimonio (art. 30); dei dati relativi ai controlli sull’organizzazione e sull’attività dell’Amministrazione (art. 31); dei dati riguardanti i tempi di pagamento dell’Amministrazione (art. 33); dei dati concernenti le informazioni necessarie per l’effettuazione di pagamenti informatici (art. 36); dei dati concernenti i contratti pubblici di lavori, servizi e forniture (art. 37).

Fonti normative

D.lgs. n. 123 del 30/06/2011

D.lgs. n. 93 del 12/05/2016

Circolare MEF RGS n. 20 del 05/05/2017

Circolare MEF RGS n. 8 del 10/02/2017