Indice Pa: adempimenti e gestione dati

Nuovi obblighi in tema di pubblicazione dei dati. I compiti del DSGA

 

Il DSGA è referente per la propria scuola nei confronti dell’Ipa ed ha il compito di aggiornare e gestire i dati

Per poter trasmettere i documenti informatici soggetti alla registrazione di protocollo, l’Amministrazione scolastica deve accreditarsi presso l’Indice delle Pubbliche Amministrazioni

E’ necessario adeguare il proprio sistema di gestione del Protocollo informatico inserendo le relative informazioni e codici Ipa per consentire la trasmissione a norma di qualunque documento

Archiviazione non è sinonimo di corretta conservazione. Quest’ultima prevede che il documento sia depositato presso un Ente accreditato, perché conservi la validità giuridica nel tempo

 

di Marco Graziuso

Abstract

Gli adempimenti connessi al processo di gestione e amministrazione digitale presso il portale www.indicepa.gov.it

In appendice viene riportato un piano di fascicolazione e gestione documentale, suddiviso per uffici omogenei.

 

Argomenti

Aggiornamento e gestione dati, pubblicazione dei dati sull’Ipa, le nuove responsabilità del DSGA

 

Con nota prot. n. 179 del 25/01/2017, il Miur ha informato tutte le scuole sugli adempimenti connessi all’aggiornamento dei dati pubblicati sul cosiddetto Indice delle Pubbliche Amministrazioni, raggiungibile su www.indicepa.gov.it .

Contestualmente, il MIUR ha provveduto a informare ciascun DSGA di aver assunto, nei confronti dell’IPA, il ruolo di Referente per la propria scuola, con il compito di aggiornare e gestire i dati connessi a:

–   informazioni di sintesi, quali indirizzo postale, codice fiscale, responsabile e riferimenti telematici (sito web istituzionale, indirizzi di posta elettronica);

–   informazioni sulla struttura organizzativa e gerarchica e sui singoli uffici (Unità Organizzative – UO);

–   informazioni sugli uffici di protocollo (Aree Organizzative Omogenee – AOO) e di fatturazione elettronica;

rappresentando tali informazioni il punto di riferimento per altri servizi della Pubblica Amministrazione, quali la Piattaforma di Certificazione dei Crediti, la fatturazione Elettronica, nonché per i soggetti esterni e i cittadini.

Per conoscere nel dettaglio quali dati inserire nell’apposita piattaforma, occorre fare riferimento alle norme sull’Amministrazione Digitale, con particolare riferimento al D.P.C.M. 03.12.2013: Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli articoli 40-bis, 41, 47, 57-bis e 71, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005. (G.U. 12.03.2014, n. 59 – S.O.).

Preliminarmente va sottolineato che, siccome il sistema informatico di gestione dell’indice delle amministrazioni è connesso col sistema dell’Anagrafe tributaria, la denominazione dell’amministrazione deve essere allineata alla denominazione registrata nell’Anagrafe tributaria associata al codice fiscale dell’Istituzione scolastica.

Ciascuna Amministrazione deve provvedere a:

1. a) individuare un’Area Organizzativa Omogenea per ogni Registro di protocollo istituito (per le Scuole ci sarà ovviamente un’unica AOO);
2. b) individuare, nell’ambito del proprio ordinamento, gli uffici da considerare ai fini della gestione unica dei documenti per AOO, assicurando criteri uniformi di classificazione e archiviazione, nonché di comunicazione interna tra le aree stesse.

Infatti, nella gestione del sistema di protocollo Informatico, le informazioni apposte o associate ai documenti informatici, regolarmente registrati in ogni raccolta di dati concernente stati, qualità personali e fatti con le modalità descritte nel manuale di gestione mediante l’operazione di segnatura che ne garantisce  l‘identificazione univoca e certa, sono espresse nel seguente formato:

1. a) codice identificativo dell’amministrazione;
2. b) codice identificativo dell’area organizzativa omogenea;
3. c) codice identificativo del registro;
4. d) data di protocollo secondo il formato previsto;
5. e) progressivo di protocollo secondo il formato previsto.

Pertanto, al fine di trasmettere i documenti informatici soggetti alla registrazione di protocollo, l’Amministrazione si accredita presso l’Indice delle Pubbliche Amministrazioni, fornendo le seguenti informazioni identificative:

1. a) denominazione dell’amministrazione;
2. b) codice fiscale dell’amministrazione
3. c) indirizzo della sede principale dell’amministrazione;
4. d) elenco delle proprie aree organizzative omogenee;
5. e) articolazione dell’amministrazione per uffici;
6. f) nominativo del referente dell’amministrazione per l’indice delle amministrazioni.

Per ciascuna Area Organizzativa Omogenea (unica per l’Istituzione Scolastica):

1. a) la denominazione;
2. b) il codice identificativo;
3. c) le caselle di posta elettronica;
4. d) il nominativo del responsabile della gestione documentale;
5. e) la data di istituzione;
6. f) l’eventuale data di soppressione;
7. g) l’elenco degli uffici utente dell’Area Organizzativa Omogenea.

Il codice identificativo associato a ciascuna Area Organizzativa Omogenea è inserito dall’amministrazione al momento dell’iscrizione dell’Area Organizzativa stessa nell’indice.

Il codice identificativo associato a ciascun ufficio utente è assegnato automaticamente dall’IPA e identifica univocamente l’Ufficio all’interno dell’indice stesso.

Successivamente occorrerà adeguare il proprio sistema di gestione del Protocollo Informatico inserendo le relative informazioni e codici IPA per consentire la trasmissione a norma di qualsiasi documento, al quale sarà associato il cosiddetto file di segnatura con le seguenti informazioni minime:

1. a) oggetto;
2. b) mittente;
3. c) destinatario o destinatari.
4. d) codice identificativo dell’amministrazione;
5. e) codice identificativo dell’area organizzativa omogenea;
6. f) codice identificativo del registro;
7. g) data di protocollo secondo il formato previsto;
8. h) progressivo di protocollo secondo il formato previsto.

 

Nella stessa segnatura di un documento protocollato in uscita potranno essere specificate una o più delle seguenti informazioni, incluse anch’esse nello stesso file:

– indicazione della persona o dell’ufficio all’interno della struttura destinataria a cui si presume verrà affidato il trattamento del documento;

– indice di classificazione;

– identificazione degli allegati;

– informazioni sul procedimento a cui si riferisce e sul trattamento da applicare al documento.

 

L’adempimento riportato si inserisce naturalmente all’interno del più ampio quadro normativo sulla dematerializzazione e sul più articolato ciclo di vita del documento informatico, per il quale si resta in attesa della pubblicazione delle nuove regole tecniche da emanarsi entro quattro mesi dall’entrata in vigore del Decreto L.gs. n. 179 del 26/08/2016, che ha integrato e modificato il cosiddetto CAD, Codice dell’Amministrazione Digitale (D.Lgs. n. 82/2005).

Ogni applicativo usato dalle segreterie scolastiche consente la completa gestione documentale, dalla corretta protocollazione alla cosiddetta conservazione. Occorre, però, procedere con una puntuale e attenta personalizzazione del software per rendere efficace e realmente funzionale alle proprie esigenze il programma in uso.

Si ritiene opportuno rammentare la differenza che corre tra semplice archiviazione, consistente nel lasciare il documento nello spazio a disposizione all’interno dell’applicativo, e la corretta conservazione che prevede che il documento sia depositato presso un Ente accreditato, per essere conservato a norma, con il risultato che il documento conserverà la validità giuridica nel tempo.

Di seguito si riporta una tabella, certamente non esaustiva, della documentazione che ogni Istituzione scolastica gestisce, suggerendo una codifica per costruire un piano di fascicolazione e conservazione dei documenti.

Gli stessi Uffici da noi individuati, contenuti nel numero delle tre aree di gestione nell’ottica di una maggiore semplificazione ed efficacia, potranno essere registrati all’interno dell’IPA.

I fascicoli sono opportunamente collegati ad una classificazione che tiene conto, così come evidenziato nei precedenti contributi, della suddivisione omogenea dei procedimenti amministrativi dell’Istituzione scolastica, così da poter rendere l’intera gestione documentale più efficace ed efficiente.

FONTI NORMATIVE

– D.P.C.M. 03.12.2013: Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli articoli 40-bis, 41, 47, 57-bis e 71, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005. (G.U. 12.03.2014, n. 59 – S.O.)

– D.P.C.M. 03.12.2013: Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44 , 44-bis e 71, comma 1, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005. (G.U. 12.03.2014, n. 59 – S.O.)

– D.P.C.M. 13.11.2014: Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle Pubbliche Amministrazioni ai sensi degli articoli 20, 22, 23-bis, 23-ter, 40, comma 1, 41, e 71, comma 1, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005. (G.U. 12.01.2015, n. 8)

– Decreto legislativo 07.03.2005, n. 82: Codice dell’amministrazione digitale. (G.U. 16.05.2005, n. 112 – S.O.)

– Decreto Legislativo 26.08.2016, n. 179: Modifiche ed integrazioni al Codice dell’amministrazione digitale, di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, ai sensi dell’articolo 1 della legge 7 agosto 2015, n. 124, in materia di riorganizzazione delle Amministrazioni Pubbliche. (G.U. 13.09.2016, n. 214)

– D.P.R. 28.12.2000, n. 445: Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa – Testo A. (G.U. 20.02.2001, n. 42 – S.O. n. 30/L)

 

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