La semplificazione amministrativa
di Saverio Prota
L’articolo 15 della legge di stabilità per il 2012 ha introdotto rilevanti novità in materia di certificazioni e di dichiarazioni sostitutive.
In particolare, è stato il comma 1 ad introdurre modifiche al DPR n.445 del 28 dicembre del 2000 per favorire l’autocertificazione, da parte dei cittadini, nell’attestazione di stati, qualità personali e fatti e negli atti di notorietà nei rapporti con la Pubblica Amministrazione e con i gestori di pubblici servizi.
Nello specifico, la norma prevede che:
i certificati e gli atti di notorietà vanno prodotti solo nei rapporti tra privati, mentre sono sostituiti sempre dall’autocertificazione di cui ai commi 46 e 47 del DPR stesso nei rapporti con la PA e i gestori di pubblici servizi. A rafforzare la disposizione, viene introdotta la dicitura “il presente certificato non può essere prodotto agli organi della Pubblica Amministrazione o ai privati gestori di pubblici servizi”, che deve essere apposta sulle certificazioni da produrre ai soggetti privati;
ai sensi dell’art 44 bis, le informazioni sulla regolarità contributiva vengono altresì acquisite d’ufficio ovvero controllate, conformemente all’art. 71 del medesimo DPR, dalle PA procedenti, nel rispetto della normativa di settore;
per la verifica, la gestione e la trasmissione dei dati o l’accesso diretto agli stessi da parte delle Amministrazioni procedenti, le Amministrazioni certificanti devono individuare un ufficio responsabile specifico. Le Amministrazioni certificanti, per il tramite dell’ufficio specificamente individuato, dovranno altresì rendere note sul proprio sito istituzionale le modalità organizzative adottate per l’efficiente, efficace e tempestiva acquisizione d’ufficio dei dati e per l’effettuazione dei controlli medesimi;
la mancata risposta alle richieste di controllo entro trenta giorni costituisce violazione dei doveri d’ufficio e rientra nella misurazione e valutazione della performance individuale dei responsabili dell’omissione, al pari del rilascio di certificati senza la dicitura di cui sopra o la mancata accettazione dell’autocertificazione.
Le modifiche apportate al D.P.R. n. 445/2000, in vigore dal 1° gennaio 2012, possono essere così sintetizzate:
Le certificazioni rilasciate dalla pubblica amministrazione in ordine a stati, qualità personali e fatti sono valide e utilizzabili solo nei rapporti tra privati. Nei rapporti con gli organi della pubblica amministrazione e gestori di pubblici servizi, i certificati e gli atti di notorietà sono sempre sostituiti dalle dichiarazioni sostitutive, di cui agli artt. 46 e 47 (art. 40, comma 1);
sulle certificazioni da produrre ai soggetti privati è apposta, a pena di nullità, la dicitura “Il presente certificato non può essere prodotto agli organi della pubblica amministrazione o ai privati gestori di pubblici servizi” (art. 40, comma 2);
le amministrazioni pubbliche e i gestori di pubblici servizi sono tenuti ad acquisire d’ufficio le informazioni oggetto delle dichiarazioni sostitutive di cui agli articoli 46 e 47, nonché tutti i dati e i documenti che siano in possesso delle pubbliche amministrazioni, previa indicazione, da parte dell’interessato, degli elementi indispensabili per il reperimento delle informazioni o dei dati richiesti, ovvero ad accettare la dichiarazione sostitutiva prodotta dall’interessato (art. 43, comma 1).
Le informazioni relative alla regolarità contributiva (DURC) sono acquisite d’ufficio ovvero controllate, ai sensi dell’art. 71, dalle pubbliche amministrazioni procedenti, nel rispetto della specifica normativa di settore.
Art. 72. (L) – (Responsabilità in materia di accertamento d’ufficio e di esecuzione dei controlli) così sostituito:
Ai fini dell’accertamento d’ufficio di cui all’articolo 43, dei controlli di cui all’articolo 71 e della predisposizione delle convenzioni quadro di cui all’articolo 58 del codice dell’ amministrazione digitale, di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, le amministrazioni certificanti individuano un ufficio responsabile per tutte le attività volte a gestire, garantire e verificare la trasmissione dei dati o l’accesso diretto agli stessi da parte delle amministrazioni procedenti.
Le amministrazioni certificanti, per il tramite dell’ufficio di cui al comma 1, individuano e rendono note, attraverso la pubblicazione sul sito istituzionale dell’ amministrazione, le misure organizzative adottate per l’efficiente, efficace e tempestiva acquisizione d’ufficio dei dati e per l’effettuazione dei controlli medesimi, nonché le modalità per la loro esecuzione.
La mancata risposta alle richieste di controllo entro trenta giorni costituisce violazione dei doveri d’ufficio e viene in ogni caso presa in considerazione ai fini della misurazione e della valutazione della performance individuale dei responsabili dell’omissione.
Costituiscono altresì violazioni dei doveri d’ufficio:
a) la richiesta e l’accettazione di certificati o di atti di notorietà;
b) il rifiuto da parte del dipendente addetto di accettare l’attestazione di stati, qualità personali e fatti mediante l’esibizione di un documento di riconoscimento;
c) la richiesta e la produzione, da parte rispettivamente degli ufficiali di stato civile e dei direttori sanitari, del certificato di assistenza al parto ai fini della formazione dell’atto di nascita;
c-bis) il rilascio di certificati non conformi a quanto previsto all’articolo 40, comma 2.
DICHIARAZIONI CHE SI POSSONO AUTOCERTIFICARE
Con dichiarazioni sostitutive di certificazioni
Data e luogo di nascita;
residenza;
cittadinanza;
godimento dei diritti civili e politici;
stato di celibe, coniugato, vedovo o stato libero;
stato di famiglia;
esistenza in vita;
nascita del figlio, decesso del coniuge, dell’ascendente o discendente;
iscrizione in albi, registri o elenchi tenuti da Pubbliche Amministrazioni;
appartenenza a ordini professionali;
titolo di studio, esami sostenuti;
qualifica professionale posseduta, titolo di specializzazione, di abilitazione, di formazione, di aggiornamento e di qualificazione tecnica;
situazione reddituale o economica anche ai fini della concessione dei benefici di qualsiasi tipo previsti da leggi speciali;
assolvimento di specifici obblighi contributivi, con l’indicazione dell’ammontare corrisposto;
possesso e numero del codice fiscale, della partita IVA e di qualsiasi dato presente nell’archivio dell’anagrafe tributaria;
stato di disoccupazione;
qualità di pensionato e categoria di pensione;
qualità di studente;
qualità di legale rappresentante di persone fisiche o giuridiche, di tutore, di curatore e simili;
iscrizione presso associazioni o formazioni sociali di qualsiasi tipo;
tutte le situazioni relative all’adempimento degli obblighi militari, ivi comprese quelle attestate nel foglio matricolare dello stato di servizio;
di non aver riportato condanne penali e di non essere destinatario di provvedimenti che riguardano l’applicazione di misure di prevenzione, di decisioni civili e di provvedimenti amministrativi iscritti nel casellario giudiziale ai sensi della vigente normativa;
di non essere a conoscenza di essere sottoposto a procedimenti penali;
qualità di vivenza a carico;
tutti i dati a diretta conoscenza dell’interessato contenuti nei registri dello stato civile;
di non trovarsi in stato di liquidazione o di fallimento e di non aver presentato domanda di concordato.
Con dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà
Le dichiarazioni sostitutive dell’atto di notorietà non richiedono alcuna autenticazione da parte del pubblico ufficiale quando siano contestuali ad una istanza.
In questo caso, l’interessato deve presentare la dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà:
unitamente alla copia non autenticata di un documento di riconoscimento (nel caso di invio per posta o per via telematica);
quindi, deve firmarla in presenza del dipendente addetto a riceverla (nel caso di presentazione diretta).
COSA NON SI PUO’ AUTOCERTIFICARE (Art. 49 D.P.R. 445/2000)
Non possono essere sostituiti da altro documento: 1) i certificati medici; 2) i certificati sanitari; 3) i certificati veterinari; 4) i certificati di origine; 5) i certificati di conformità CE; 6) i certificati di marchi o brevetti.
I certificati medici e sanitari richiesti dalle istituzioni scolastiche ai fini della pratica non agonistica di attività sportive da parte dei propri alunni sono sostituiti con un unico certificato di idoneità alla pratica non agonistica di attività sportive rilasciato dal medico di base, con validità per l’intero anno scolastico.
UTILIZZAZIONE DELL’AUTOCERTIFICAZIONE
L’autocertificazione e le dichiarazioni sostitutive di notorietà sono utilizzabili solo nei rapporti con le Amministrazioni Pubbliche, intendendo per tali tutte le Amministrazioni dello Stato, ivi compresi gli istituti e le scuole di ogni ordine e grado, le istituzioni universitarie, le aziende e le Amministrazioni dello Stato ad ordinamento autonomo, le regioni, le province, i comuni e le comunità montane, l’I.A.C.P., le camere di commercio e qualsiasi altro ente di diritto pubblico (compresi gli enti pubblici economici).
ACCERTAMENTI D’UFFICIO
(Art. 43 del D.P.R. n. 445/2000)
Le Pubbliche Amministrazioni non possono richiedere ai cittadini la produzione di certificati attestanti l’assenza di precedenti penali e l’assenza di carichi pendenti.
Detti certificati devono essere accertati, presso gli uffici competenti, direttamente dall’amministratore che deve emanare il provvedimento.
Le singole Amministrazioni Pubbliche non possono richiedere atti o certificati concernenti fatti, stati o qualità personali, che risultino attestati in documenti già in loro possesso o che esse stesse siano tenute a certificare.
AUTENTICAZIONE DELLA FIRMA
Nelle istanze da produrre agli organi della Pubblica Amministrazione ed ai gestori o esercenti di pubblici servizi, non è necessaria l’autenticazione della firma se l’interessato appone la firma in presenza del dipendente addetto a riceverla, oppure se l’istanza è presentata unitamente a copia fotostatica, ancorché non autenticata, di un documento di identità del sottoscrittore.
L’istanza e la copia fotostatica del documento di identità possono essere inviate per via telematica.
La sottoscrizione di istanze non è soggetta ad autenticazione anche nei casi in cui contiene dichiarazioni sostitutive dell’atto di notorietà.
COPIE AUTENTICHE
L’interessato può sottoscrivere una dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà, dalla quale risulti la conoscenza del fatto che la copia della dichiarazione allegata è conforme all’originale (per i pubblici concorsi ha lo stesso valore della copia autentica).
Se questa dichiarazione è contestuale ad una istanza, la firma non va autenticata.
DICHIARAZIONI SOSTITUTIVE PRESENTATE DA CITTADINI STRANIERI
Nel caso in cui le dichiarazioni sostitutive siano presentate da cittadini della Comunità Europea, si applicano le stesse modalità previste per i cittadini Italiani.
I cittadini extracomunitari, residenti in Italia, possono utilizzare le dichiarazioni sostitutive limitatamente ai casi in cui si tratti di comprovare stati, fatti e qualità personali certificabili o attestabili da parte di soggetti pubblici o privati italiani.
DOCUMENTO D’IDENTITA’ IN SOSTITUZIONE DEI CERTIFICATI
(Art. 45 del D.P.R. n. 445/2000)
In occasione dell’accettazione della domanda, è vietato alle Amministrazioni Pubbliche, ai gestori ed agli esercenti di pubblici servizi richiedere certificazioni che attestino dati o qualità già contenuti nel documento di identità.
I dati relativi al cognome, nome, luogo e data di nascita, cittadinanza, stato civile e residenza, attestati in documenti di riconoscimento in corso di validità, hanno lo stesso valore dei corrispondenti certificati.
Qualora l’interessato sia in possesso di un documento di identità o di riconoscimento non in corso di validità, gli stati, le qualità personali e i fatti in esso contenuti possono essere comprovati mediante esibizione dello stesso, purché l’interessato dichiari, in calce alla fotocopia del documento, che i dati contenuti nel documento non hanno subito variazioni dalla data del rilascio.
ARTICOLO 76 D.P.R. n. 445/2000
Norme penali
SANZIONI
Chiunque rilascia dichiarazioni mendaci, forma atti falsi o ne fa uso nei casi previsti dal presente testo unico è punito ai sensi del codice penale e delle leggi speciali in materia.
L’esibizione di un atto contenente dati non più rispondenti a verità equivale ad uso di atto falso.
Le dichiarazioni sostitutive rese ai sensi degli articoli 46 e 47 e le dichiarazioni rese per conto delle persone indicate nell’articolo 4, comma 2, sono considerate come fatte a pubblico ufficiale.
Se i reati indicati nei commi 1, 2 e 3 sono commessi per ottenere la nomina ad un pubblico ufficio o l’autorizzazione all’esercizio di una professione o arte, il giudice, nei casi più gravi, può applicare l’interdizione temporanea dai pubblici uffici o dalla professione e arte.
Relativamente all’autocertificazione, le Amministrazioni possono assumere il ruolo di:
“ Amministrazione procedente”;
“ Amministrazione certificante”.
Amministrazione procedente: è quella alla quale il cittadino si è rivolto per la pratica di cui ha bisogno; Amministrazione certificante: è quella che detiene le informazioni soggette a certificazione.
Si possono prevedere due differenti situazioni:
nella prima ipotesi, il cittadino si rivolge all’ Amministrazione procedente indicando qual è l’ Amministrazione depositaria delle informazioni da certificare (siamo di fronte al caso degli “accertamenti d’ufficio” disciplinati dall’art. 43 del T.U.). L’ Amministrazione procedente è tenuta ad acquisire le informazioni soggette a certificazione prima di emettere il provvedimento richiesto dal cittadino;
nella seconda ipotesi, il cittadino presenta una dichiarazione sostitutiva di certificazione o di atto notorio. L’ Amministrazione procedente è tenuta a emettere il provvedimento senza aspettare l’accertamento d’ufficio della veridicità di quanto dichiarato.
La verifica presso l’ Amministrazione certificante deve avvenire a campione o quando vi sia il fondato dubbio sulla veridicità del contenuto dell’autocertificazione. L’acquisizione d’ufficio avviene a posteriori. Le Amministrazioni certificanti hanno il dovere (ai sensi dell’art. 72, comma 2, del T.U.) di fornire la risposta entro e non oltre 30 giorni dalla richiesta dell’ Amministrazione procedente, pena la violazione dei doveri d’ufficio (il limite dei 30 giorni è previsto solo quando le richieste sono formulate in sede di controllo postumo).
Il controllo delle dichiarazioni sostitutive di certificazioni o di atto notorio può essere di due tipi:
controllo diretto: l’ufficio certificante concede a quello procedente l’accesso e la consultazione diretta dei propri archivi per via telematica;
controllo indiretto: avviene tramite conferma scritta (per via telematica, per fax o per posta ordinaria) della corrispondenza di quanto dichiarato dal cittadino con le risultanze dei registri pubblici.
DAL 1° GENNAIO 2012 LE SCUOLE DOVEVANO:
individuare un ufficio responsabile per i riscontri alle richieste di verifica delle autodichiarazioni ex art.71 D.P.R.445/2000, avanzate da parte di una P.A. e di privati esercenti un pubblico servizio (Ufficio di Segreteria, nominativo di un A.A. referente per il personale Docente/ATA e nominativo di un A.A. referente per gli alunni);
predisporre l’attivazione di un link ben evidenziato nella home page del sito della scuola, con in chiaro l’indicazione “semplificazione amministrativa” ;
inserire nel link l’iter procedurale per le richieste di verifica, ad esempio :
richiesta di invio di una mail da PEC istituzionale della P.A. o del privato esercente un pubblico servizio, contente l’oggetto della specifica verifica di autodichiarazione;
informativa circa il sistema di riscontro alla verifica inviata dalla PEC istituzionale della scuola all’indirizzo PEC del richiedente;
indicazione del termine per la risposta (si dà seguito, con riscontro mail, alle richieste di verifica di norma entro tre giorni dalla data di ricezione e, in ogni caso, non oltre il 30° giorno dalla stessa).
FAQ FUNZIONE PUBBLICA
Ai sensi dell’art. 43, comma 5, del D.P.R. 28 dicembre 2000, n.445, in tutti i casi in cui l’ Amministrazione procedente acquisisce direttamente informazioni relative a stati, qualità personali e fatti presso l’ Amministrazione competente per la loro certificazione, il rilascio e l’acquisizione del certificato non sono necessari e le suddette informazioni sono acquisite, senza oneri, con qualunque mezzo idoneo ad assicurare la certezza della loro fonte di provenienza (ad esempio, posta elettronica, pec, fax, ecc.). Nel caso in cui comunque il certificato venga rilasciato, su di esso va apposta solo la seguente dicitura: “ Rilasciato ai fini dell’acquisizione d’ufficio”;
per le certificazioni da produrre all’estero su richiesta del privato interessato, le Amministrazioni devono apporre, oltre alla dicitura prevista dall’ art. 40, comma 2, del D.P.R. 28 dicembre 2000, n.445, come modificato dall’articolo 15 della Legge 12 novembre 2011, n. 183, la dicitura: “Valido all’estero”;
i diplomi conseguiti al termine di un corso di studio o i titoli di abilitazione conseguiti al termine di un corso di formazione, ai sensi dell’art. 42 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n.445, non sono certificati. Pertanto, gli stessi devono essere rilasciati in originale privi della dicitura prevista dal comma 2 dell’art. 40 del D.P.R. n. 445 del 2000, la quale va invece apposta sulla relativa certificazione;
i gestori di pubblici servizi (Enel, Uffici postali, Ferrovie dello Stato, Rai, Trenitalia, Italgas) sono tenuti ad applicare le disposizioni di cui all’art. 40 del DPR n. 445 del 2000 solo nei rapporti con l’utenza e nei rapporti tra loro. Al di fuori di questi casi, quindi, i gestori di pubblici servizi possono accettare i certificati con la dicitura di cui all’art. 40, in quanto a tutti gli effetti operano in qualità di soggetti privati. Si rammenta, infatti, che i soggetti privati possono consentire alla presentazione delle dichiarazioni sostitutive, ma non sono tenuti ad accettarle. In particolare, tali soggetti, in qualità di stazioni appaltanti, possono accertare il possesso dei requisiti per la partecipazione alle procedure disciplinate dal Codice degli appalti sulla base della certificazione recante la dicitura: «Il presente certificato non può essere prodotto agli organi della Pubblica Amministrazione o ai privati gestori di pubblici servizi», prodotta dal diretto interessato.
