Ordinare e classificare la documentazione
di Marco Graziuso
A completamento del precedente contributo sulla conservazione sostitutiva della documentazione amministrativa, si propone uno schema di classificazione non più basato, come ancora avviene negli uffici, sulla centralità del documento da trattare, ma imperniato invece sull’intero procedimento e, di conseguenza, sullo specifico fascicolo nel quale il documento dovrà essere inserito.
Ciò impone un radicale cambiamento nell’ attuale organizzazione dell’ufficio dove, paradossalmente, un qualsiasi documento nasce digitalmente, per poi morire quasi sempre cartaceo.
Ma se in un futuro sempre più alle porte si dovrà provvedere a conservare tutta la documentazione in formato digitale, è necessario cominciare a trattare la stessa documentazione con modalità nuove.
Innanzitutto, adottando un linguaggio comune, a partire da alcune nozioni elementari.
| Area Organizzativa Omogenea | Gestisce in maniera unica e coordinata i documenti.Assicura un criterio uniforme di archiviazione e classificazione, anche al fine di facilitare la comunicazione interna.E’ formata dalle UOR |
| Unità Organizzative Responsabili | Complesso di risorse umane e strumentali con competenze omogenee nella trattazione di specifici procedimenti amministrativi affidati ai RPA. |
| Responsabili del Procedimento Amministrativo | Unità con compiti di istruttoria, cura ed esecuzione dei procedimenti. |
| Manuale di gestione | Descrizione del sistema di gestione e conservazione dei documenti.Vademecum per tutti gli operatori scolastici: ufficio di segreteria, collaboratori del Dirigente scolastico, Funzioni strumentali al pof. |
Nell’Istituzione scolastica individuata come Area Organizzativa Omogenea, è compito del Direttore sga definire al suo interno le Unità Organizzative Responsabili, secondo le indicazioni dell’art. 14 del DPR 275/1999, individuando, per ciascuna area, le funzioni e i procedimenti amministrativi:
