Conservazione digitale dei dati
di Fabio ScrimitoreIl quesito riguarda l’assegnazione delle funzioni di Responsabile della conservazione digitale dei documenti scolastici.
Il Direttore dei servizi generali ed amministrativi di una scuola ha chiesto di sapere se sia legittimo che il Dirigente scolastico gli assegni le funzioni di Responsabile della conservazione digitale dei documenti.
La risposta, naturalmente, va data alla luce delle funzioni che il Codice dell’Amministrazione Digitale, approvato con il Decreto legislativo n. 82 del 7 marzo 2005, assegna al dipendente dell’Ente pubblico, funzioni che si possono riassumere nella successione procedurale di atti con i quali si acquisiscono, su supporti informatici, dati giuridicamente rilevanti, generalmente costituenti le diverse fasi di un determinato procedimento amministrativo, in atto o potenziale. La procedura è finalizzata non soltanto ad assicurare l’integrità dell’atto documentale informatico, ma anche la provenienza e la data della sua adozione, attraverso la firma elettronica. In sostanza, come si legge nell’art. 3 della delibera del CNIPA (Centro Nazionale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione), la conservazione digitale dei dati avviene mediante memorizzazione su supporti ottici e termina con l’apposizione, sull’insieme dei documenti o su una evidenza informatica contenente una o più impronte dei documenti o di insieme di essi, del riferimento temporale e della firma digitale da parte del responsabile della conservazione che attesta il corretto svolgimento del processo.
In sostanza, i compiti del Responsabile della conservazione digitale dei dati consistono nel definire le procedure di sicurezza che consentono di garantire fedelmente la sicurezza del sistema di conservazione dei dati informatici acquisiti, nonché nel produrre e conservare le copie di sicurezza dei dati stessi. Detto questo, si può dare atto che, se si procede ad un controllo a campione delle modalità con le quali viene assicurata la conservazione digitale dei dati nella variegata realtà scolastica nazionale, si potrà constatare che nella gran parte delle istituzioni scolastiche la funzione di Responsabile della conservazione digitale dei dati è riservata al Dirigente scolastico. Al quale, peraltro, in piena coerenza con il dettato normativo vigente al riguardo, il Manuale della conservazione digitale dei dati conferisce il potere di delega, anche parziale, della funzione di conservazione digitale ad altro dipendente della scuola, che ne riscuota la fiducia e ne possieda la competenza tecnica.
In conclusione, si ritiene che l’assegnazione delle funzioni di Responsabile della conservazione digitale dei dati istituzionalmente competa al Dirigente scolastico, se non altro per la specificità funzionale richiesta dalla gestione della delicata funzione della firma digitale degli atti della scuola.
Resta, peraltro, in capo allo stesso Dirigente il potere di delega della stessa funzione a personale della scuola in possesso dei titoli professionali richiesti; non è escluso che tale delega possa essere conferita anche al Direttore dei servizi generali ed amministrativi.
