Digitale per definizione: costruire e gestire il sito web di un istituto scolastico

Lenta ma costante, la transizione al digitale per i servizi della pubblica amministrazione coinvolge anche le scuole. Ecco alcuni consigli pratici   Di Marco Graziuso; ha collaborato Francesca Rizzo

 

Abstract

Basandosi su documenti di settore recenti, rispettivamente le Linee guida di design per i servizi web della Pubblica Amministrazione e il Progetto siti web delle scuole (entrambi realizzati da organi afferenti alla Presidenza del Consiglio dei Ministri), il presente contributo fornisce indicazioni teoriche ed operative su come costruire un sito web scolastico di qualità. Si glisserà volutamente sugli aspetti meramente tecnici (hosting, linguaggio di programmazione etc.) per concentrare l’attenzione su due elementi importanti: l’architettura del sito e il linguaggio da utilizzare nel redigere i contenuti.

 

Come creare un sito web che rispecchi l’identità dell’istituto scolastico e parli ai cittadini in modo efficace? La risposta viene da Designers Italia (la community italiana dei designers per i servizi pubblici digitali creata da Agenzia per l’Italia digitale), e Team per la trasformazione digitale, organo della Presidenza del Consiglio dei Ministri.

I rapporti tra cittadini ed enti statali passano ormai, e dovranno passare sempre più in futuro, dal web: per questo sono stati sviluppati su più fronti una serie di documenti, linee guida e prototipi per la realizzazione di nuovi siti (o il miglioramento di portali già esistenti) che rispondano alle esigenze di fruizione degli utenti.

 

In questa sede verranno analizzate in particolare due risorse:

• le Linee guida di design per i servizi web della Pubblica Amministrazione: compito delle Linee guida è rendere i portali di tutte le PA, comprese naturalmente le scuole, ambienti a misura di cittadino, con interfacce semplici da usare e contenuti utili e di qualità. Le indicazioni sono periodicamente aggiornate per rispondere ai progressi di un ambito, quello digitale, in continua evoluzione, e sono aperte allo sviluppo collaborativo: chiunque può proporre modifiche ed aggiornamenti attraverso il software GitHub. Sul portale Docs Italia è possibile consultare e scaricare in diversi formati la versione più recente del documento. Quella presente attualmente, ed analizzata in questo contributo, è la versione 2019.1, aggiornata al 1° febbraio 2019; la versione integrale è disponibile al seguente link: https://docs.italia.it/italia/designers-italia/design-linee-guida-docs/it/stabile/index.html;
• il Progetto siti web delle scuole: con questo documento, rilasciato poche settimane fa, il Team per la Trasformazione Digitale entra nel merito delle caratteristiche che gli studenti, i genitori, gli stessi operatori del mondo della scuola, e chiunque abbia a che fare con l’istituzione, si aspettano dal sito di un istituto scolastico.

 

Entrambi gli strumenti offrono spunti operativi e requisiti normativi, partendo da due semplici assunti: innanzitutto, la progettazione di un sito web, o la riprogettazione funzionale di un portale già esistente, deve ruotare attorno alle esigenze effettive degli utenti, rispondendo a tutti i loro bisogni. È dunque necessario, in fase preliminare, identificare le categorie di interlocutori della propria amministrazione di riferimento e prevederne le richieste. In secondo luogo, i servizi digitali erogati attraverso il sito devono essere di facile reperimento ed utilizzo, con l’eventuale ricorso ad informazioni di contesto redatte in maniera sintetica e chiara.

 

Tra le funzioni principali tipicamente associate ad un sito pubblico sono comprese le seguenti:

• identificare l’utente;
• consentire la prenotazione/iscrizione;
• consentire il pagamento (e più in generale, scambiare denaro);
• informare, regolamentare;
• interagire, comunicare con l’utente;
• archiviare/conservare informazioni;
• proporre un lavoro a persone e aziende;
• autorizzare l’utente a fare qualcosa.

 

Naturalmente, il sito web istituzionale non è qualcosa di statico: è un cantiere costantemente aperto al miglioramento, all’aggiornamento delle informazioni e all’implementazione di nuovi servizi: gioca un ruolo essenziale, in questo, la raccolta periodica del feedback degli utenti

 

Prima di addentrarsi nelle procedure operative, è necessario delineare tutti i livelli coinvolti nella progettazione e realizzazione del sito. In particolare, nelle Linee guida di design per i servizi web della Pubblica Amministrazione si consiglia di considerare e definire i seguenti aspetti:

• gli obiettivi strategici dell’Amministrazione;
• le risorse economiche disponibili;
• le direttive/norme vigenti che vincolano il progetto;
• la “cultura” dell’amministrazione, intesa anche come la propensione al cambiamento;
• l’ambito tecnologico;
• le risorse umane coinvolte nel progetto, e le loro competenze tecniche;
• i limiti operativi, relativi ad esempio alla logistica, alla sicurezza.

 

Le basi normative

 

Digitalizzare la burocrazia offre vantaggi sia alle amministrazioni che ai cittadini: per questo la transizione all’e-government è disciplinata da una serie di principi normativi, a livello comunitario e nazionale.

Il Piano d’azione UE 2016-2020 (COM/2016/0179), in particolare, prevede che “entro il 2020 le amministrazioni e le istituzioni pubbliche nell’Unione Europea dovrebbero essere aperte, efficienti e inclusive e fornire servizi pubblici digitali end-to-end senza frontiere, personalizzati e intuitivi a tutti i cittadini e a tutte le imprese nell’UE. Il ricorso ad approcci innovativi permette di progettare e fornire servizi migliori, in linea con le esigenze e le richieste di cittadini e imprese. Le pubbliche amministrazioni sfruttano le opportunità offerte dal nuovo ambiente digitale per interagire più facilmente tra di loro e con le parti interessate”.

 

Ecco alcuni dei principi sanciti dal Piano:

• Digitale per definizione: pur garantendo a chi non è dotato di connessione ad Internet l’accesso ad informazioni e servizi, le amministrazioni dovrebbero adottare il digitale come modalità principale di erogazione delle prestazioni;
• Inclusione ed accessibilità: i servizi digitali delle PA dovrebbero prevedere modalità di fruizione inclusive, tenendo conto delle esigenze di persone anziane e disabili;
• Apertura e trasparenza: le pubbliche amministrazioni dovrebbero adottare sistemi che consentano a cittadini e imprese l’accesso ai propri dati, consentendo un approccio collaborativo da parte degli stakeholders;
• Fiducia e sicurezza: per tutelare la fiducia dei cittadini, i servizi web dovrebbero essere progettati in modo da mantenere al sicuro i dati degli utenti, applicando la normativa già esistente in materia di privacy.

 

Concentrando l’attenzione sul quadro normativo italiano, invece, il Piano triennale per l’informatica nella Pubblica Amministrazione 2017-2019, adottato a maggio 2017, prevede la progressiva intercomunicabilità tra i servizi digitali delle diverse amministrazioni statali e la necessità di stabilire degli standard procedurali condivisi, facendo sì che le singole istituzioni partano da un terreno comune e concentrino risorse maggiori sugli “elementi di unicità” del servizio erogato. Il concetto, sottolineato anche dalle Linee guida per i servizi digitali delle PA, è che, adottando uno standard comune, i singoli enti, siano essi Ministeri, organi regionali, o anche le singole scuole, non devono “reinventare ogni volta la ruota”: possono adottare un modello già esistente, adeguandolo alla propria offerta e alle richieste del proprio bacino d’utenza.

 

La legge tutela l’accessibilità a siti web, applicazioni software, servizi online, app e documenti elettronici da parte di tutti i cittadini, senza alcuna discriminazione, e prescrive una serie di requisiti tecnici obbligatori per gli enti pubblici (D.M. 8 luglio 2005, allegato A, e ss.mm.ii.):

Requisito 1 – Alternative testuali: fornire alternative testuali per qualsiasi contenuto di natura non testuale in modo che il testo predisposto come alternativa possa essere fruito e trasformato secondo le necessità degli utenti, come per esempio convertito in stampa a caratteri ingranditi, in stampa Braille, letto da una sintesi vocale, simboli o altra modalità di rappresentazione del contenuto.

Requisito 2 – Contenuti audio, contenuti video, animazioni: fornire alternative testuali equivalenti per le informazioni veicolate da formati audio, formati video, formati contenenti immagini animate (animazioni), formati multisensoriali in genere.

Requisito 3 – Adattabile: creare contenuti che possano essere presentati in modalità differenti (ad esempio, con layout più semplici), senza perdita di informazioni o struttura.

Requisito 4 – Distinguibile: rendere più semplice agli utenti la visione e l’ascolto dei contenuti, separando i contenuti in primo piano dallo sfondo.

Requisito 5 – Accessibile da tastiera: rendere disponibili tutte le funzionalità anche tramite tastiera.

Requisito 6 – Adeguata disponibilità di tempo: fornire all’utente tempo sufficiente per leggere ed utilizzare i contenuti.

Requisito 7 – Crisi epilettiche: non sviluppare contenuti che possano causare crisi epilettiche.

Requisito 8 – Navigabile: fornire all’utente funzionalità di supporto per navigare, trovare contenuti e determinare la propria posizione nel sito e nelle pagine.

Requisito 9 – Leggibile: rendere leggibile e comprensibile il contenuto testuale.

Requisito 10 – Prevedibile: creare pagine web che appaiano e che si comportino in maniera prevedibile.

Requisito 11 – Assistenza nell’inserimento di dati e informazioni: aiutare l’utente ad evitare gli errori ed agevolarlo nella loro correzione.

Requisito 12 – Compatibile: garantire la massima compatibilità con i programmi utente e con le tecnologie assistive.

 

Ciascuna amministrazione è tenuta a pubblicare sul proprio sito web (sezione “Amministrazione trasparente/Altri contenuti/Accessibilità e Catalogo di dati, metadati e banche dati”) ogni anno, entro il 31 marzo, gli “Obiettivi di accessibilità per l’anno corrente”.

 

La normativa italiana prevede, inoltre, l’obbligo di includere nel proprio sito web alcune sezioni ed informazioni; in particolare:

• Sezione “Amministrazione trasparente”;
• Sezione “Pubblicità legale”, “Albo pretorio”o, nel caso delle amministrazioni scolastiche, semplicemente “Albo”;
• Partita IVA;
• Indirizzo PEC;
• Pubblicazione di atti di carattere normativo o generale, che regolano l’istituzione, l’organizzazione e l’attività dell’ente;
• Trattamento dei dati personali.

 

Gli ecosistemi digitali

Il Piano triennale 2017-2019, citato in precedenza, individua anche gli “ecosistemi” nei quali la pubblica amministrazione italiana può essere suddivisa: ciascun ecosistema “può includere diversi domini, coinvolgendo enti e organismi pubblici, a partire dai Ministeri di riferimento, ma può anche includere soggetti privati che operano nella stessa area di interesse e che a vario titolo svolgono funzioni importanti all’interno dell’ecosistema stesso”; insomma, ogni categoria (sono sette in tutto) aggrega gli stakeholders che collaborano al raggiungimento di obiettivi comuni, condividendo esigenze e prassi operative, mettendo a disposizione competenze diverse, pianificando e realizzando progetti ICT.

 

Così, nell’ecosistema “Scuola” (definito in accordo alla Missione “Istituzione scolastica”, al documento Strategia per la Crescita Digitale 2014-2020 e al D.M. MIUR del 2015, con cui è stato avviato il Piano Nazionale Scuola Digitale) vengono individuate come principali amministrazioni coinvolte il Ministero dell’Istruzione, gli istituti scolastici (sia pubblici che parificati), le Province e le altre aggregazioni di enti territoriali, i Comuni, l’ANCI.

 

Progettare un portale scolastico: lo scenario

Il Progetto siti web delle scuole, condotto su richiesta del Ministero dell’Istruzione, dell’Università e della Ricerca, è partito da un’analisi qualitativa e quantitativa dello scenario presente, con ricerche a tavolino, benchmarking, interviste a campione e workshop tematici, per giungere all’individuazione dell’architettura ottimale di un sito internet scolastico, dove per architettura si intende “l’organizzazione semantica e logica di ambienti informativi, sia fisici sia digitali, e serve a rendere i servizi pubblici più facili da trovare, da capire e da usare”.

“Una buona architettura dell’informazione – si sottolinea nelle Linee Guida per la Pubblica Amministrazione – aiuta le persone a comprendere ciò che le circonda e a trovare ciò che cercano, sia online che offline”.

 

Il primo input dato dallo studio specifico sui siti web scolastici è l’esigenza generale di passare “da un’immagine statica di cosa fa la scuola al racconto della scuola come un organismo attivo nella comunità locale”.

 

L’indagine condotta in fase preliminare mostra risultati interessanti riguardo il grado di connessione delle scuole e le abitudini di fruizione:

1. Circa il 70% delle oltre 300.000 aule (in 33.000 edifici scolastici) sono connesse a Internet, ma la qualità della connessione è mediamente bassa;
2. Circa il 70% delle scuole usa il registro elettronico e in molti casi questo si affianca al sito della scuola;
3. Le piattaforme abilitanti (in particolare SPID e pago PA) sono poco usate. Gli standard per i registri elettronici sono insufficienti o assenti;
4. Gli insegnanti italiani sono più anziani e meno digitalizzati della media OCSE;
5. Il modello di insegnamento prevalente (circa il 70%) si basa su libri cartacei e digitali. Le piattaforme di learning management sono poco diffuse.

 

Il team ha poi intervistato un campione dei diversi portatori d’interesse (stakeholders) del mondo scolastico:

• genitori;
• personale tecnico amministrativo;
• studenti;
• dirigenti scolastici;
• insegnanti;
• animatori digitali;
• associazioni (es., Porte aperte sul web);
• Miur;
• Team per la Trasformazione Digitale e AGID;
• software house (registri elettronici e altri applicativi).

 

Ciascuno ha fatto emergere necessità e stimoli, convogliati nella proposta finale di un modello universale di articolazione del sito web, nell’ottica di quella standardizzazione raccomandata da Piano triennale per l’informatica 2017-2019 e Linee guida di design per i servizi web della Pubblica Amministrazione.

Dalle interviste si apprende che non solo parte della didattica, ma anche gli aspetti amministrativi (compilazione di moduli, affissione di informazioni in bacheca) sono ancorati ai supporti cartacei, nonostante gli utenti (nel caso specifico i genitori degli alunni) dimostrino maggiore preferenza per l’adozione di procedure informatiche per l’iscrizione a scuola (“La digitalizzazione del servizio di iscrizione a scuola è un fattore positivo riconosciuto dalle famiglie, nonostante rallentamenti e problematiche tecniche si verifichino ogni anno in occasione del periodo delle iscrizioni. Esiste, inoltre, una grande variabilità nel processo di iscrizione che spesso comporta la necessità di perfezionare l’iscrizione presso l’istituto”), per monitorare il rendimento scolastico dei figli e persino per la prenotazione e il pagamento di servizi quali trasporto e mensa.

 

Insieme alla necessità di digitalizzare l’insieme delle procedure, viene evidenziato un requisito tecnico ormai indispensabile: per raggiungere appieno gli obiettivi della cosiddetta digital customer experience, il sito delle amministrazioni scolastiche dev’essere anche responsivo, ovvero garantire all’utente un’esperienza ottimale navigando sia da pc che da dispositivi mobile (tablet e smartphone); anzi, la filosofia del mobile first, secondo lo studio, dovrebbe essere prioritaria, considerato che sempre più utenti preferiscono il cellulare al pc

 

Verso una scuola digitale: le funzioni chiave del sito

Si ritiene utile, in questa fase, ribadire un concetto: obiettivo principale del sito web è rispondere ai bisogni dell’utenza; quest’ultima deve trovare nel portale un interlocutore facile da consultare ed esaustivo. Nel caso di enti come le scuole, però, si aggiunge anche la necessità di rispecchiare il senso di appartenenza ad un microcosmo, ad un ecosistema appunto.

Il Team per la trasformazione digitale ha individuato cinque prerogative alle quali un portale scolastico è chiamato a rispondere:

• Identità e orientamento: il sito web rappresenta l’identità della scuola; per questo, dovrebbe essere un organo dinamico, in grado di coinvolgere la comunità che ruota attorno all’istituto; quattro i moduli che contribuiscono a rafforzare questa sezione:
  • la vita della scuola (diario e notizie);
  • l’organizzazione e gli spazi della scuola;
  • open day e presentazione digitale della scuola ai potenziali iscritti;
  • funzionamento dell’istituto scolastico e delle scuole che ne fanno parte.
• Informazione: il sito non è uno dei tanti canali di comunicazione: è, o perlomeno dovrebbe essere, il “principale centro di aggregazione e smistamento di informazioni sulla vita della scuola”; per fare ciò, è necessario implementare moduli di:
  • creazione e visualizzazione delle circolari, con funzioni di filtro, preferiti e presa visione;
  • gestione di calendario e scadenze, con funzioni di inserimento nuovi eventi e promemoria delle scadenze importanti;
  • comunicazione di informazioni sulla didattica, integrazione del registro elettronico con la possibilità di visualizzare voti e comunicazioni scuola-famiglia.
• Servizi: come accennato in precedenza, è necessario che i diversi scambi tra scuola e famiglia, relativi sia a questioni amministrative che ad aspetti didattici, dalla trasmissione di autorizzazioni e deleghe alla gestione dei corsi di recupero, avvengano il più possibile attraverso il sito della scuola, anche attraverso l’integrazione efficiente di piattaforme abilitanti quali SPID e pagoPA. Ma anche procedure che non interessano direttamente le famiglie, come l’assegnazione di incarichi ai docenti e la formazione di questi ultimi, possono essere snellite attraverso il sito.
• Didattica: pubblicare una chiara articolazione dell’offerta didattica (corsi, docenti, classi) è la base, ma il sito dev’essere molto più di uno sterile elenco. Deve, ad esempio, permettere la condivisione di materiali didattici per la formazione degli studenti e degli stessi insegnanti, mostrare la descrizione dei singoli insegnamenti oltre che dell’offerta didattica complessiva, dare spazio anche alle attività extracurricolari proposte e all’attivazione di nuovi percorsi.
• In classe: gli strumenti messi a disposizione dal web consentono di ampliare le funzioni del registro elettronico, integrando il profitto degli alunni, una rubrica della classe, link ai materiali didattici ed una area personale alla quale, accedendo con username e password, ciascun utente può usufruire di servizi aggiuntivi a lui dedicati).

 

Semplificazione dell’esistente, sviluppo di nuovi servizi e integrazione di funzioni diverse sono i tre principi che devono guidare nel creare un sito web scolastico, o nel ripensare il sito già esistente, adeguandolo alle esigenze dei suoi fruitori. Occorre muoversi quindi su due direttive parallele: da un lato l’infrastruttura tecnica, dall’altro i contenuti

 

Design dei servizi: verso una mappa delle competenze
Competenze funzionali	Perché
Ricerca con gli utenti	Comprendere il bisogno
Prototipazione	Esplorare rapidamente soluzioni alternative
Realizzazione e gestione di un prodotto	Realizzare servizi efficaci per le persone
Competenze manageriali
Orientamento ai risultati	Gestire l’incertezza, arrivare al risultato
Capacità di ascolto e di sintesi	Saper ascoltare gli altri e tradurre in elementi di valore per il progetto
Curiosità e apprendimento continuo	Ricercare e trovare nuove soluzioni ai bisogni
Teamwork	Favorire lo scambio di idee e la trasversalità
Problem solving	Inquadrare i problemi e produrre soluzioni, con concretezza

Le competenze necessarie allo sviluppo di un buon sito web. (Fonte: Linee guida di design per i servizi web della Pubblica Amministrazione)

 

L’architettura del sito web scolastico

Sulla base di quanto esposto, il Team per la Trasformazione Digitale offre un modello di architettura dell’informazione. Sei le aree principali, alle quali improntare il menu di navigazione nella pagina principale (homepage):

• Scuola;
• Servizi;
• Notizie;
• Didattica;
• La mia classe;
• Area personale.

 

Ciascuna delle macroaree comprenderà al suo interno contenuti e servizi, ad ognuno dei quali andrà dedicata una singola sottocategoria.

La tabella seguente ricapitola la descrizione e i contenuti suggeriti per ogni area, ma è la scuola a dover adeguare lo schema alla propria offerta formativa.

 

Sezioni	Descrizione	Contenuti
Scuola	Area di presentazione della scuola come istituzione e come punto di riferimento culturale.	·       Presentazione ·       Organizzazione e strutture ·       Contatti
Servizi	Area in cui vengono presentati i servizi ciascuno con una scheda che descrive le modalità di fruizione (digitale e/o «sportello».	·       Adesione a progetti e gite ·       Iscrizione mensa ·       Iscrizione a scuola ·       Richiesta assistenza ·       Prenotazione colloquio ·       Delega per ritiro figli ·       Prestito bibliotecario ·       Corsi di recupero ·       Andamento scolastico ·       Orientamento scolastico ·       Bisogni educativi speciali ·       Openday ·       Convenzioni ·       Agevolazioni ·       Permessi e congedi ·       Formazione ·       MAD Messa a Disposizione
Notizie	Le circolari in forma digitale e scritte con la lingua del web come motore delle informazioni all’interno e all’esterno della scuola.	•       Circolari •       News •       Albo pretorio ·       Eventi (calendario scuola)
Didattica	L’organizzazione in indirizzi e in classi. I syllabus dei corsi, le schede didattiche di specifici argomenti, i risultati dei progetti e dei laboratori della scuola. E un blog che racconta la vita della Scuola.	•       Gli indirizzi e le classi •       I syllabus dei corsi •       Le schede didattiche degli insegnanti •       Le schede dei progetti della scuola e delle classi •       Il blog della scuola •       Libri e materiali didattici
La mia classe	Il punto di partenza di tutte le attività della classe.	•       Voti, note e pagelle •       Calendario/registro (assenze/attività) •       Rubrica •       Link a didattica digitale
Area personale	Centro di invio messaggi con richieste di attività (autorizzazioni, pagamenti, adesioni). Archivio delle attività svolte (pagamenti e altro).	•       Messaggi •       Attività •       Preferiti •       Preferenze

Architettura dell’informazione del sito delle scuole (Fonte: Progetto siti web delle scuole)

 

Gli scenari d’uso ipotizzati consentono di riassumere le funzionalità che possono essere apprezzate dalla variegata comunità degli  utenti:

Azioni	Temi scenario
1. Creazione e visualizzazione delle circolari	Creazione e invio di una nuova circolare Visualizzazione delle circolari in arrivo (filtri, preferiti) e conferma di presa visione della circolare
2. Gestione del calendario e delle scadenze	Gestione del calendario dell’anno scolastico Inserimento di nuovi eventi per tutto l’istituto o singole classi Impostazione di reminder per le scadenze importanti
3. Moduli di richiesta e autorizzazione di un servizio/progetto	Ricezione della richiesta Compilazione modulo di autorizzazione
4. Condivisione materiali didattici	Visualizzazione della proposta didattica completa Descrizione del singolo insegnamento (syllabus) Caricamento dei materiali di studio (incluso zaino digitale) Commenti e discussione attorno ai materiali di studio
5. Proposte progetti extra-scolastici	Attivazione di un progetto/laboratorio extra Visualizzazione delle proposte disponibili Adesione alle attività extrascolastiche
6. Pagamento di un servizio	Iscrizione del figlio alla scuola scelta (SPID) Prenotazione del servizio di trasporto (pagoPA)
7. Andamento scolastico	Visualizzazione andamento scolastico e calendario di classe Prenotazione colloqui con docenti Visualizzazione calendario didattico
8. Delega di persona / Richiesta di giustificazione	Meccanismo di delega Richiesta di una giustificazione
9. Collaborazione all’interno della classe	Visualizzazione persone e ruoli (insegnanti, rappresentanti, studenti) Visualizzazione compiti e appunti Sondaggi interni Organizzazione gruppi di studio/ripetizioni
10. Bandi e assegnazioni	Consultazione albo pretorio Ricerca di bandi e decreti Assegnazione incarichi
11. Raccolta feedback e autovalutazione	Creazione e invio di un sondaggio per gli studenti Visualizzazione dei risultati
12. Racconto della scuola e delle sue attività (orientamento in entrata / onboarding)	Visualizzazione delle ultime notizie/post pubblicati sul diario della scuola Visualizzazione del profilo di un docente e dei suoi materiali/progetti Approfondimento del piano formativo dell’Istituto Registrazione all’open day
13. Coinvolgimento degli ex-studenti (orientamento in uscita)	Visualizzazione riepilogo percorso scolastico Lista di opportunità per ex-studenti (es. corsi, attività,. . . ) Raccolta di testimonianze («condividi la tua storia», «partecipa all’open day», . . . ) Registrazione per la giornata di ritrovo degli alumni
14. Inclusione	Richiesta e ottenimento del docente di sostegno Redazione del PEI Monitoraggio e colloqui

Scenari d’uso (Fonte: Progetto siti web delle scuole)

 

Oltre a prevedere l’architettura funzionale del sito, lo studio dà anche alcune indicazioni operative.

Suggerisce, ad esempio, l’utilizzo di label o tag (etichette), per far dialogare le diverse sezioni ed aiutare l’utente ad orientarsi tra i contenuti. “L’approccio – spiega il progetto – è verso la semplificazione, sia su desktop che su mobile, con un’attenzione particolare alla consistenza di look and feel e di accesso all’informazione”.

Dal lato prettamente grafico, l’utilizzo di colori accesi, diversi per ciascuna delle aree principali, è uno stratagemma considerato utile a “svecchiare la burocrazia”.

 

Il linguaggio della semplificazione

 

Come per l’architettura del sito, anche per i contenuti vige un solo principio guida: la semplicità. L’uso di un linguaggio chiaro, insieme ad una costruzione sintattica lineare e immediatamente comprensibile, contribuiscono a garantire efficacia ed inclusività del sito.

Per orientare in questo senso, le Linee guida rimandano ad un altro documento, la Guida al linguaggio della Pubblica Amministrazione: un’utile bussola per lo stile da adottare, sia online che offline, quando ci si rivolge all’utenza.

 

Ecco, a titolo esemplificativo, alcuni input per un linguaggio lontano dallo storico “burocratese” ed aperto anche all’evoluzione culturale della società:

• Linguaggio breve e semplice: uno stile semplice, con l’uso di termini comprensibili a tutti (anche nella scelta dei nomi di servizi e progetti), frasi e paragrafi brevi, aiuta sia la lettura (soprattutto dal cellulare) che la comprensione. La Guida al linguaggio della PA suggerisce anche di usare i verbi in forma attiva, evitando forme derivate, come i termini che finiscono in “-zione” o “-mento” (ad esempio: anziché scrivere “Le procedure di semplificazione prevedono che…”, meglio “Per semplificare devi….”);

• Gergo / linguaggio tecnico: l’uso di tecnicismi è accettato solo quando questi ultimi sono noti al target al quale il testo si riferisce; meglio, altrimenti, usare sinonimi e brevi perifrasi;
• Vai dritto al punto: non scrivere più di quanto serve è la ratio che aiuta a soffermarsi solo sulle risposte da dare ai cittadini, senza orpelli. L’inserimento di link per collegare le informazioni complementari è un ottimo espediente per non ripetere su più pagine del sito gli stessi contenuti;
• Esempi: l’uso di esempi concreti, al posto di spiegazioni lunghe ed articolate, rende immediata la comprensione delle informazioni fornite all’utente;
• Acronimi: è preferibile evitare l’uso di acronimi; se è opportuno inserirli, perché magari molto diffusi e dunque di facile comprensione, è bene comunque anteporre alla sigla il nome per esteso (ad esempio: “Il bando è stato pubblicato dal Ministero allo sviluppo economico (Mise). Il Mise ha anche reso noto…”);

• Riferimenti normativi: troppi riferimenti normativi nel corso del testo appesantiscono la lettura; meglio elencare in coda al testo tutte le norme utilizzate; quando possibile, poi, è preferibile sintetizzare il contenuto, anziché riportare pedissequamente il dettato normativo;
• Linguaggio inclusivo: bisogna evitare l’uso di stereotipi e di espressioni potenzialmente discriminatorie in tema di genere, orientamento sessuale, nazionalità o origini, religione;
• Femminile: quando la persona che ricopre un incarico è una donna, occorre usare la declinazione femminile del termine, a meno che questo non sia utilizzabile indifferentemente per entrambi i generi (ad esempio: La presidente, La giudice, La dirigente, La architetta etc.);

• Elenchi puntati e numerati: l’uso degli elenchi, con punti sintetici e chiari, agevola lettura e comprensione dei diversi passaggi;
• Usa il tono di voce giusto: anche nelle comunicazioni scritte, la scelta corretta del tono di voce da parte della PA dà al cittadino la sensazione di avere a che fare con un’istituzione attenta, “umana”, non un semplice erogatore di servizi. Riportiamo qui due schede esplicative:

 

 

Indicizzare i contenuti: breve introduzione al SEO

 Come qualunque altro sito web, anche i portali scolastici beneficiano dell’adozione di un’accorta politica in chiave SEO. L’espressione “Search Engine Optimization”, “ottimizzazione per i motori di ricerca” (SEO) indica una serie di procedure che consentono l’indicizzazione dei contenuti del sito all’interno dei motori di ricerca, rendendo più semplice il reperimento delle informazioni da parte dell’utente. Esemplificando banalmente, il motore, su impulso del gestore del sito, “cattura” i concetti chiave del portale, per offrirli all’utente in fase di ricerca.

 

Si tratta, in sostanza, di eseguire operazioni semplici, che ripagano in termini di usabilità del sito. Ecco alcuni dei fattori da prendere in considerazione in ottica SEO:

• Titolo del contenuto: il titolo ottimale descrive in termini semplici il contenuto della pagina, ed ha una lunghezza compresa tra i 60 e i 70 caratteri (spazi inclusi);
• Description del contenuto: la description, univoca per ciascun contenuto, sintetizza (in circa 160 caratteri, spazi inclusi) gli elementi salienti della pagina. La description è ciò che appare, insieme al titolo e all’url (l’indirizzo del sito), nella lista dei risultati del motore di ricerca (SERP);
• Parole chiave: associare ad ogni item parole chiave il più possibile specifiche, tenendo anche conto delle potenziali modalità di ricerca dei contenuti online da parte dell’utenza, consente di ottenere un buon posizionamento tra i risultati della ricerca stessa;
• Originalità e aggiornamento dei contenuti: anche in ottica SEO è importante che i contenuti siano originali (redatti cioè da chi collabora alla gestione del sito, e non frutto di copia-incolla), scritti con un linguaggio chiaro ed aggiornati con la giusta frequenza, evitando che l’utente legga informazioni obsolete;
• Paragrafazione: per agevolare la lettura, è bene dividere i testi (soprattutto se molto lunghi) in paragrafi, corredando eventualmente ciascuna sezione con un titolo;
• Grassetto: il ricorso – moderato – al grassetto serve ad evidenziare i passaggi più importanti di ciascuna pagina;
• Struttura logica dei contenuti: come accennato nel paragrafo dedicato all’architettura del sito web di un istituto scolastico, è preferibile ordinare i contenuti del sito secondo una struttura gerarchica profonda, dal generale al particolare.

 

La presente guida, come si è accennato in apertura, non ha pretese di esaustività: glissa volutamente sugli aspetti infrastrutturali del mettere in rete un sito, aspetti che riguardano il webmaster o comunque una figura esperta in materia di informatica e web design, per concentrarsi su ciò di cui deve occuparsi il personale scolastico: erogare servizi a portata di utente, arricchendoli con quel senso di comunità che ciascun istituto dovrebbe trasmettere all’esterno.

I siti di riferimento di Designers Italia e Team per la trasformazione digitale, indicati nel presente contributo, forniscono risorse aggiuntive e costantemente aggiornate per la realizzazione ed il miglioramento dei portali, scolastici e non.

 

 

Riferimenti bibliografici

Linee guida di design per i servizi web della Pubblica Amministrazione, versione 2019.1, 1 febbraio 2019

Progetto siti web delle scuole, 23 febbraio 2019

Guida al linguaggio della Pubblica Amministrazione, 17 dicembre 2018 

 

Riferimenti normativi

Piano d’azione UE per l’eGovernment 2016-2020 (COM/2016/0179)

Piano triennale per l’informatica nella Pubblica Amministrazione 2017-2019

Strategia per la crescita digitale 2014-2020

Decreto Ministeriale 27 ottobre 2015, n. 851

Decreto Ministeriale 8 luglio 2005

Decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82

Decreto legislativo 13 dicembre 2017, n. 217