Protocollo e conservazione digitale
di Marco Graziuso
Le nuove Regole Tecniche per la Protocollazione e la Conservazione dei documenti informatici entrano definitivamente in vigore il trentesimo giorno successivo al 12 marzo 2014, data di pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale n. 59, Supplemento Ordinario n. 20.
I due fondamentali provvedimenti, ai fini del completamento del percorso di digitalizzazione della Pubblica Amministrazione, sono:
– il DPCM 3 dicembre 2013, che detta le regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli articoli 40-bis, 41, 47, 57-bis e 71 del CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale di cui al D.Lgs. n. 82/2005);
– il DPCM 3 dicembre 2013, che detta le regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44 , 44-bis e 71, comma 1, del citato CAD.
Con riferimento alle regole tecniche per il protocollo informatico, viene modificato il DPCM 31 ottobre 2000 per adeguarlo al nuovo contesto normativo, che prevede la trasmissione dei documenti non solo mediante l’utilizzo della posta elettronica ordinaria, ma anche attraverso la PEC (Posta Elettronica Certificata).
Per quanto attiene alla conservazione, apportando modifiche alla deliberazione CNIPA n. 11/2004, è stato inoltre introdotto il concetto di sistema di conservazione, che assicura la conservazione a norma dei documenti elettronici e la disponibilità dei fascicoli informatici, stabilendo le regole, le procedure, le tecnologie e i modelli organizzativi da adottare per la gestione di tali processi.
Con lo sviluppo degli strumenti elettronici, quali il protocollo informatico, la firma digitale e l’uso sempre più richiesto della posta elettronica certificata, è possibile la realizzazione di una gestione completamente automatizzata dei flussi documentali e la conseguente attuazione di profonde innovazioni nelle modalità di lavoro delle unità organizzative, come gli uffici della segreteria scolastica.
Avendo già affrontato questa tematica nel precedente numero di febbraio della rivista, si vuole ora richiamare l’attenzione su alcuni concetti espressi nei citati provvedimenti legislativi, destinati a incidere radicalmente sull’organizzazione futura degli uffici.
Il protocollo informatico e, più in generale, la gestione elettronica dei flussi documentali devono essere applicati e sostenuti con la finalità di migliorare l’efficienza interna degli uffici, non solo per raggiungere l’eliminazione della documentazione cartacea, ma soprattutto per organizzare meglio il lavoro degli operatori e rendere più efficace e razionale ogni pratica amministrativa, attraverso la cosiddetta standardizzazione dei processi.
