Linee guida per la dematerializzazione
di Marco Graziuso
(parte seconda)
Cosa significa conservare
Conservare documenti è una funzione essenziale, insita nella produzione documentale stessa.
Nella normativa italiana, tale concetto fonda-mentale è declinato e normato in maniera differente per documenti prodotti o acquisiti dalla pubblica amministrazione, rispetto a documenti prodotti o acquisiti da privati. La conservazione dei documenti rappresenta, per le pubbliche amministrazioni, una funzione di carattere istituzionale. Esse sono infatti tenute per legge a conservare i propri documenti e archivi sia come testimonianza diretta delle loro azioni al servizio della collettività che come memoria storica, in quanto gli archivi e i documenti degli enti pubblici sono considerati beni culturali.
La normativa in materia di archivi e documenti pubblici è stata sempre ispirata al principio della salvaguardia della documentazione prodotta dalla pubblica amministrazione, tutelata come bene culturale e individuata come rappresentativa di atti o fatti giuridicamente rilevanti.
L’obbligo di conservazione dei documenti d’archivio è istituito per salvaguardare i diritti soggettivi, gli interessi legittimi, il diritto d’accesso, la ricerca a fini storici, culturali e scientifici ed è finalizzato alla fruizione dei documenti per finalità amministrative e per interesse storico.
Il significato di “ordinare” comprende due aspetti:
obbliga a predisporre mezzi e procedure perché l’archivio corrente nasca ordinato, quindi ci siano procedure per la corretta formazione ed aggregazione dei documenti;
impone di ordinare l’archivio già esistente, ove si trovi in stato di disordine.
Quest’ultimo aspetto risulta particolarmente complesso nel caso di documentazione infor-matica, che deve quindi essere correttamente e ordinatamente gestita fin dal momento della produzione per garantirne una corretta conservazione nel tempo.
È stato notato che la documentazione informatica è molto meno resiliente di quella tradizionale in caso di abbandono e trascuratezza.
L’art. 43 del CAD stabilisce che i documenti informatici di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento devono essere conservati in modo permanente con modalità digitali, nel rispetto delle regole tecniche. Pertanto, la produzione di documenti informatici implica anche la loro conservazione in modalità informatica e pone in evidenza la necessità di trasformare la tradizionale funzione conservativa dei documenti in modalità idonee a conservarli con sistemi informatici.
La conservazione costituisce un fattore fonda-mentale per la sostenibilità del processo di dematerializzazione, a garanzia che documenti e informazioni in formato digitale siano conservati nel lungo periodo, in modo autentico e accessibile, così come avviene per i documenti cartacei.
Senza la garanzia che i documenti digitali prodotti possano essere conservati e resi accessibili nel lungo termine, infatti, non sarebbe possibile ipotizzare una reale diffusione del processo di dematerializzazione.
La realizzazione di archivi accessibili e strutturati, con la messa a disposizione dell’enorme patrimonio informativo della PA, costituisce, quindi, uno strumento indispensabile per tutte le pubbliche amministrazioni.
La conservazione dei documenti informatici rientra quindi a pieno titolo nella funzione essenziale di mantenimento nel tempo dei documenti, con alcune specifiche peculiarità che derivano dalle caratteristiche del documento informatico stesso.
In estrema sintesi, si può ricordare che, nel caso dei documenti informatici, il contenuto non può essere letto e compreso direttamente, ma – essendo rappresentato da simboli digitali – deve essere decodificato mediante specifiche risorse di calcolo (hardware e software).
Tali risorse sono determinate da una costante evoluzione tecnologica che può ostacolare la conservazione dei documenti elettronici, rendendone difficile la leggibilità nel tempo. Cambia inoltre il rapporto tradizionale tra contenuto e supporto, non più legati da un nesso fisico, ma solo logico. Il supporto, per quanto piccolo, deve sempre essere presente ma può mutare, senza tuttavia incidere sul contenuto.
Le risorse digitali per loro natura sono soggette a un continuo, più o meno frequente, ma comunque inevitabile processo di trasformazione che ne consente l’accesso nel tempo, ma che implica anche rischi gravi di perdite e manipolazioni. La conservazione di documenti e archivi informatici deve evolvere da un modello di conservazione passiva o inerte – anche se è sempre presente la prospettiva di risolvere il problema con la scoperta di supporti per il digitale di lunghissima durata – ad un modello di conservazione attiva basato, su un sistema complessivo dedicato alla conservazione.
Si può quindi dire che, in ambiente digitale, l’attenzione della conservazione deve spostarsi dal supporto al contenuto e che sono necessarie politiche attive e pratiche efficienti per conservare e tramandare documenti informatici, garantendo nel lungo termine il mantenimento del valore giuridico, delle caratteristiche di integrità ed autenticità e nel contempo il loro accesso, la loro leggibilità e intelligibilità nel contesto di relazioni e vincoli originari.
La conservazione in ambiente digitale è dunque una funzione attiva e continua nel tempo, che deve iniziare fin dalla nascita stessa dei documenti.
Accanto ai molti vantaggi in termini, per esempio, di capacità di ricerca e di riproduzione, la diffusione delle tecnologie digitali in ogni campo apporta certi svantaggi. La rapida obsolescenza delle tecnologie digitali crea considerevoli pericoli tecnici, in particolare un maggiore rischio rispetto al passato di perdita della possibilità di recuperare, restituire o interpretare informazioni.
Con il passare del tempo, con un’accelerazione sempre maggiore e grazie proprio agli strumenti usati per registrare le informazioni, si è avuta sempre maggiore facilità di produzione delle informazioni, una sempre maggiore capacità di trasferirle, di renderle disponibili, di duplicarle e di integrarle. Per contro, la possibilità di perderle, o di veder alterata (per qualunque motivo) l’informazione originale, diventa sempre più probabile.
La conservazione dei documenti e dei fascicoli informatici è dunque l’attività volta a proteggere e mantenere, cioè custodire, nel tempo gli archivi di documenti e dati informatici.
Il tempo di conservazione, come ricordato dall’art. 43 del CAD, può essere “permanente”, cioè indefinito nel futuro o, come viene spesso indicato, “a lungo termine”, cioè un arco temporale sufficientemente ampio, tanto da essere interessato da cambiamenti tecnologici.
Il suo obiettivo primario è di impedire la perdita o la distruzione non autorizzata dei documenti e di mantenere nel tempo le loro caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità. Per fare ciò è necessario offrire effettive garanzie di mantenimento delle caratteristiche dei documenti che assicurano il valore di fonte attendibile e di prova giuridicamente rilevante, avendo la capacità di dimostrare in sede giuridica che il processo conservativo è stato correttamente eseguito e il risultato è stato realmente conseguito. La sfida è garantire che in un futuro anche lontano i documenti informatici prodotti oggi possano continuare ad essere letti e utilizzati, assicurando il loro valore giuridico e la loro corretta collocazione nell’ambito dell’archivio dei soggetti produttori.
Le caratteristiche sopra riportate sono definite nel glossario allegato alle regole tecniche emanate con i DPCM 3 dicembre 2013 e 13 novembre 2014.
Per riassumere in breve si può dire che:
Autenticità: è la caratteristica di un documento informatico che fornisce la garanzia che esso sia ciò che dichiara di essere, senza avere subito alterazioni o modifiche. Insieme di identità (identificazione e provenienza) e integrità;
Integrità: è la qualità di un documento di essere completo e inalterato, cioè senza avere subito modifiche non autorizzate;
Affidabilità: esprime il livello di fiducia che l’utente, cioè colui che legge il documento, ripone o può riporre nel documento informatico, in particolare nella sua visualizzazione leggibile;
Leggibilità: è la caratteristica che defi-nisce il mantenimento della fruibilità delle informazioni contenute nel documento durante l’intero ciclo della sua gestione, cioè nel momento della sua formazione o produzione, nella sue forme di diffusione, nella sua memorizzazione e archiviazione e nella sua conservazione; in certi casi si può distinguere tra leggibilità da parte di sistemi informatici o leggibilità da parte di un essere umano;
Reperibilità: esprime la capacità di reperire ed esibire il documento con le caratteristiche sopra riportate.
Quindi, un documento correttamente conservato deve essere reperibile ed avere le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità e leggibilità.
In una prima fase, l’attenzione conservativa dei documenti informatici si è concentrata soprattutto sul tema della integrità, intesa come mantenimento della immodificabilità della se-quenza di bit originari, fidando soprattutto su tecniche quali la firma digitale e sul mantenimento di supporti non riscrivibili.
Il problema conservativo non era risolvibile con il solo mantenimento dell’immodificabilità dei singoli documenti, ma doveva allargarsi al mantenimento delle aggregazioni documentali e delle informazioni di contesto di produzione dei documenti. Tale consapevolezza ha trovato la sua prima definizione nell’art. 44 del CAD che ha introdotto il concetto di “sistema di conservazione”, definendolo come sistema che deve assicurare:
l’identificazione certa del soggetto che ha formato il documento e dell’amministrazione o dell’area organizzativa omogenea di riferimento, quindi identificazione della provenienza per valutarne le caratteristiche di autenticità;
l’integrità del documento;
la leggibilità e l’agevole reperibilità dei documenti e delle informazioni identificative, inclusi i dati di registrazione e di classificazione originari, quindi dei metadati associati ai documenti e la definizione delle aggregazioni documentali e delle articolazioni d’archivio di riferimento;
il rispetto delle misure di sicurezza previste dagli articoli da 31 a 36 del D.Lgs. 30 giugno 2013, n. 196, e dal disciplinare tecnico pubblicato in allegato B a tale decreto.
Un sistema è un insieme di persone, appa-recchiature, applicazioni e procedure idonee, in questo caso, ad assicurare la conservazione, anche nel lungo termine, dei documenti e delle aggregazioni documentali informatiche, con i rispettivi metadati, garantendo il mantenimento delle caratteristiche sopra citate.
Nello specifico, grande rilevanza hanno le regole e le procedure che si applicano, la professionalità delle persone addette e la qualità, in particolare in termini di robustezza, sicurezza ed affidabilità, delle tecnologie applicate.
Questo concetto è stato sviluppato nel DPCM 3 dicembre 2013 contenente le Regole tecniche in materia di sistema di conservazione, che ha esplicitamente stabilito che gli oggetti della conservazione, per i quali il sistema di conservazione deve garantire, dalla presa in carico dal produttore, le caratteristiche sopracitate, sono:
i documenti informatici e i documenti amministrativi informatici con i metadati ad essi associati;
i fascicoli informatici ovvero le aggregazioni documentali informatiche con i metadati ad essi associati;
Tali oggetti, conformemente allo standard OAIS, sono trattati dal sistema in pacchetti informativi distinti in: pacchetti di versamento (Submission Information Package, SIP), pacchetti di archiviazione (Archival Information Package, AIP), pacchetti di distribuzione (Dissemination Information Package, DIP).
Tali pacchetti, secondo il modello OAIS, sono entità composte di quattro elementi:
il contenuto informativo, cioè l’oggetto da conservare, il quale comprende: l’oggetto dati (data object) e l’insieme delle informazioni che ne permettono la rappresentazione e la comprensione (representation information);
le informazioni sulla conservazione (preservation description information);
le informazioni sull’impacchettamento;
le informazioni descrittive sul pacchetto utilizzate per ricercare il pacchetto.
In sintesi, si può dire che la conservazione di un contenuto informativo presuppone la formazione e il mantenimento di un pacchetto informativo che, oltre al contenuto, contiene i metadati che lo identificano, lo qualificano sotto il profilo dell’integrità e lo collocano nel contesto di provenienza.
La conservazione inoltre va inquadrata in una visione sistemica più ampia che comprende il produttore, cioè, in termini archivistici, il soggetto che ha prodotto l’archivio, costituito dai documenti ricevuti o prodotti nel corso della sua attività, e gli utenti, cioè coloro che richiedono di fruire delle informazioni di interesse conservate. Infatti, per poter garantire la conservazione della memoria digitale, è necessario che già in fase di produzione e di gestione documentale corrente vengano rispettati alcuni requisiti fondamentali, quali l’utilizzo di formati idonei e corrette azioni di gestione documentale, quali identificazione e registrazione dei documenti e loro organizzazione in base al piano di classificazione e fascicolazione.
Una visione conservativa orientata agli utenti permette di valutare le necessità di reperibilità e leggibilità, con garanzia di autenticità ed integrità, dei futuri utenti dei documenti prodotti e conservati.
In questo quadro, si comprende come i pacchetti di versamento siano il modo di trasferire gli oggetti da conservare dal produttore, in particolare dal suo sistema di gestione documentale, al sistema di conservazione e i pacchetti di distribuzione siano la modalità di esibizione agli utenti degli oggetti conservati.
Nelle logiche di conservazione, tali pacchetti sono distinti perché, per rendere disponibile e comprensibile in maniera autonoma un oggetto conservato, il sistema di conservazione potrebbe dover compiere delle operazioni che vanno oltre lo statico mantenimento dei pacchetti di versamento, ma possono prevedere azioni di migrazione, cioè di produzione di copie per adeguare il formato dei documenti a formati conservabili e leggibili in futuro.
Deve inoltre produrre metadati e informazioni a testimonianza del corretto svolgimento del processo di conservazione per garantire il mantenimento del valore giuridico degli oggetti conservati e corredare il pacchetto di distribuzione di ulteriori informazioni per rendere l’oggetto conservato comprensibile in maniera autonoma. Tali azioni possono essere ricomprese anche nella preparazione del pacchetto di archiviazione conservato nel sistema di conservazione.
Viene quindi a delinearsi un processo conservativo digitale che si può articolare in tre macro fasi:
formazione della memoria digitale presso il soggetto produttore;
trasferimento degli oggetti da conservare dal soggetto produttore al conservatore;
conservazione, accesso e fruizione del patrimonio informativo e documentale conservato.
La formazione degli oggetti da conservare (documenti informatici e aggregazioni documentali informatiche) presso il soggetto produttore deve avvenire in un sistema di gestione documentale che rispetti la normativa e garantisca l’applicazione di idonei strumenti archivistici (piano di classificazione, piano di conservazione, manuale di gestione), garantendo la corretta formazione degli oggetti da conservare.
Particolare attenzione deve essere dedicata alla memorizzazione in formati idonei alla conservazione e alla valutazione degli oggetti da conservare, nell’ottica di un archivio unico, strutturato secondo una logica condivisa da tutta l’organizzazione, evitando, o opportunamente monitorando, la produzione di oggetti digitali in diversi sistemi.
Il trasferimento al conservatore deve avvenire a seguito di specifici accordi tra produttore e conservatore che definiscano, oltre alle rispettive responsabilità, le tipologie dei documenti e degli oggetti informatici da conservare, stabilendo in particolare le modalità di preparazione e trasmissione del pacchetto di versamento.
Occorre inoltre stabilire il momento in cui eseguire il trasferimento, garantendo, da un lato, il mantenimento delle caratteristiche di integrità e validità giuridica dei documenti e, dall’altro, la completezza delle aggregazioni documentali.
La prima esigenza spinge ad azioni di trasferimento molto precoci e vicine al momento di formazione dei documenti, mentre la seconda porta a momenti potenzialmente molto più lontani. Bisogna inoltre tenere conto, in certi casi, dei tempi definiti dalla normativa, per garantire sia la sicurezza delle informazioni che il rispetto di norme fiscali e tributarie.
Una possibile soluzione potrebbe essere quella di eseguire il trasferimento in due tempi:
le unità documentarie con i relativi metadati prima che rischino di subire trattamenti non idonei o perdano alcune caratteristiche di validità giuridica, a causa ed esempio di scadenza o revoca di certificati di firma, o rischino di subire gli effetti della obsolescenza tecnologica;
le unità archivistiche (fascicoli e serie o altre aggregazione documentali informatiche) con l’insieme dei metadati che le identificano e le organizzano rispetto alle attività del soggetto produttore quando sono chiuse e complete.
In questo caso, il sistema di conservazione dovrà avere opportune funzionalità che permettano di ricomporre i vincoli tra unità documentarie e unità archivistiche per poter fornire una visione unitaria, organica e senza duplicazioni del complesso archivistico che viene a formarsi.
Il trasferimento dovrà essere svolto utilizzando canali di comunicazione efficienti, sicuri e riservati.
La fase della conservazione e quello che le regole tecniche identificano come processo di conservazione iniziano con l’acquisizione e la presa in carico da parte del conservatore dei pacchetti di versamento trasferiti dai produttori. L’acquisizione e la presa in carico dei pacchetti di versamento implicano la necessità di opportune verifiche che gli oggetti contenuti e i metadati siano coerenti con quanto concordato e che non vi siano anomalie o errori.
Al termine della fase di acquisizione verrà preparato il pacchetto di archiviazione, da cui poi deriveranno i pacchetti di distribuzione. Tale processo, oltre alla struttura organizzativa e tecnologica, ai soggetti coinvolti e agli oggetti da conservare, deve essere descritto nel manuale di conservazione, da redigere nel rispetto delle regole tecniche.
La funzione di conservazione non è quella di mantenere inalterate nel tempo le sequenze binarie degli oggetti trattati, ma soprattutto quella di assicurare nel tempo la possibilità di accesso e fruizione.
In prospettiva, dunque, il sistema di conservazione dovrà sempre più offrire idonee funzionalità per soddisfare le richieste di consultazione e di esibizione in primo luogo dei produttori e sempre più in futuro dei cittadini, studiosi e altri portatori d’interesse.
Per la memoria digitale pubblica dovrà essere garantito in futuro il massimo livello di consultabilità nel rispetto delle norme sulla tutela dei dati personali e della riservatezza. In particolare, dovrà essere garantita la confrontabilità dei documenti e degli archivi secondo le norme del Titolo II, Capo III, del Codice dei Beni Culturali. La conservazione dovrà infatti giungere a costituire, per le pubbliche amministrazioni gli archivi storici del futuro e garantire la piena fruizione e valorizzazione del patrimonio documentale conservato.
Con riferimento alla disposizione contenuta nell’art. 14 del DPCM 3 dicembre 2013, tutti i sistemi di conservazione già esistenti dovranno essere adeguati entro o non oltre 36 mesi dalla data di entrata in vigore del decreto.
