Repetita iuvant: l’anagrafe delle prestazioni
Incarichi ai pubblici dipendenti e a consulenti esterni: adempimenti e utilizzo del portale PerlaPA
di Saverio Prota
Per gli incarichi di consulenza e collaborazione conferiti agli estranei all’amministrazione pubblica, le date storiche sono quelle del 30 giugno e del 31 dicembre
vanno comunicati tutti gli incarichi, anche occasionali, non compresi nei compiti e doveri di ufficio, per i quali è previsto, sotto qualunque forma, un compenso
Non è possibile conferire incarichi retribuiti a dipendenti pubblici senza la previa autorizzazione dell’amministrazione di appartenenza dei dipendenti stessi
La comunicazione deve essere resa anche nel caso in cui l’amministrazione non abbia conferito incarichi a consulenti esterni o a propri dipendenti. E’ la “comunicazione negativa”
Abstract. L’autore analizza gli adempimenti contemplati dalla legge 190/2012 in tema di incarichi ai pubblici dipendenti o di incarichi affidati o erogati a consulenti e collaboratori esterni, nonché le modalità di utilizzo del portale PerlaPa – sezione Anagrafe delle prestazioniArgomenti: Incarichi conferiti agli estranei all’amministrazione e ai dipendenti; modalità di comunicazione incarichi e consulenti; persone giuridiche; incarichi ai revisori; comunicazione negativa; variazioni degli incarichi; invio della dichiarazione; relazione di accompagnamento; riepilogo degli adempimenti
Gli attuali adempimenti in materia di anagrafe delle prestazioni sono previsti dalla legge 190/2012 e dall’art. 42, lettera f), che ha modificato l’art. 53 del D.lgs 165/2001 in materia di incompatibilità e di incarichi ai dipendenti pubblici, obbligando le amministrazioni che conferiscono o autorizzano incarichi ai propri dipendenti (anche a titolo gratuito) a darne comunicazione in via telematica al Dipartimento della Funzione Pubblica, entro 15 giorni dalla data di conferimento o autorizzazione dell’incarico attraverso l’Anagrafe delle Prestazioni “INCARICHI DIPENDENTI”, servendosi del portale PERLA PA.
A partire dal 28 marzo 2011, dunque, anche la gestione dell’“Anagrafe delle prestazioni” avviene attraverso il sito http://www.perlapa.gov.it (cfr. Circolare n.5 del 25/03/2011 della Presidenza del Consiglio dei Ministri – Dipartimento della Funzione Pubblica), a cui si accede attraverso User e Password che si ottengono accedendo, per le pubbliche amministrazioni non registrate, all’apposita voce di “Registrazione”. Viceversa, se si è già presenti nel sistema, si dovrà semplicemente individuare e, quindi, nominare all’interno del portale il “Responsabile del procedimento per l’una o per l’altra categoria d’incarichi”. Aspetto, quest’ultimo, molto importante in quanto le diverse dichiarazioni vengono effettuate selezionando, all’interno del portale, il “ruolo” che è strettamente correlato all’oggetto della comunicazione:
1) Responsabile procedimento “Dipendenti”
2) Responsabile del procedimento “Consulenti/Collaboratori esterni”.
Una volta approvata la richiesta di registrazione, il Responsabile di PerlaPa riceve una mail contenente il link per effettuare il primo accesso al sistema.
ESTRANEI ALL’AMMINISTRAZIONE E DIPENDENTI
Per gli incarichi di consulenza e collaborazione conferiti agli estranei all’amministrazione pubblica, le date storiche sono quelle del 30 giugno e del 31 dicembre:
1) entro il 30 giugno si dovrà comunicare l’elenco dei consulenti ed esperti estranei all’amministrazione del semestre luglio- dicembre dell’anno precedente;
2) entro il 31 dicembre si dovrà comunicare l’elenco dei consulenti ed esperti estranei all’amministrazione del semestre gennaio- giugno dello stesso anno.
In sintesi, in queste due date (30 giugno e 31 dicembre di ogni anno) vengono comunicati sia gli incarichi “affidati” a consulenti e collaboratori esterni nel semestre precedente che i “compensi erogati” nel semestre precedente, indipendentemente dal semestre di affidamento.
Per quanto concerne, invece, le comunicazioni “Dipendenti” da inviare al Dipartimento della Funzione Pubblica, come dicevamo, con la legge 190/2012 sono intervenuti cambiamenti che hanno portato alle seguenti scadenze:
1) entro 15 giorni dal conferimento o dall’autorizzazione, gli “incarichi conferiti” o autorizzati ai propri dipendenti;
2) entro il 30 giugno di ogni anno, i “compensi erogati” nell’anno precedente, per gli incarichi conferiti o autorizzati ai propri dipendenti
Indipendentemente dal fatto che abbia o non abbia conferito o autorizzato incarichi ai propri dipendenti (anche se comandati o fuori ruolo), la scuola è comunque obbligata, entro il 30 giugno di ciascun anno, ad effettuare ed inviare al Dipartimento della Funzione Pubblica la dichiarazione, anche se negativa.
Queste modifiche hanno eliminato di fatto l’altra storica scadenza, quella del 30 aprile, in quanto i soggetti pubblici o privati comunicano all’amministrazione di appartenenza l’ammontare dei compensi percepiti entro 15 giorni dall’erogazione del compenso, e non più entro il 30 aprile.
Se si conferisce legittimamente un incarico a un dipendente statale, si è tenuti a comunicare, all’amministrazione di appartenenza del citato dipendente, anche l’ammontare dei compensi erogati.
Il comma 9 del D.Lgs.165/2001 sancisce che non è possibile conferire incarichi retribuiti a dipendenti pubblici senza la previa autorizzazione dell’amministrazione di appartenenza dei dipendenti stessi, che verifica l’insussistenza di situazioni, anche potenziali, di conflitto di interessi.
Gli incarichi retribuiti che vanno comunicati sono tutti gli incarichi, anche occasionali, non compresi nei compiti e doveri di ufficio, per i quali è previsto, sotto qualsiasi forma, un compenso.
A tal riguardo, si ritiene che gli incarichi e le prestazioni derivanti da norme contrattuali del comparto scuola, che rientrano nell’attività di servizio del personale docente ed ATA (collaboratori del DS, funzioni strumentali, incarichi specifici, prestazioni eccedenti l’orario d’obbligo, ecc.) non rientrino nella materia poiché sono pertinenti al rapporto di lavoro e, stante la loro natura di destinazione (remunerazione dei compensi accessori), i finanziamenti destinati allo scopo non sono soggetti al contenimento di spesa. Lo stesso ragionamento vale per lo svolgimento delle prestazioni aggiuntive del personale docente e ATA preordinate alla realizzazione dei PON e dei POR, con appositi finanziamenti. Invece, gli incarichi retribuiti nell’ambito dei PON e dei POR conferiti per effetto di una selezione (bando) alla quale il citato personale ha partecipato volontariamente, debbono essere comunicati.
MODALITA’ DI COMUNICAZIONE INCARICHI CONSULENTI
Per l’inserimento degli incarichi “consulenti”, siano essi persone fisiche o società, bisognerà accedere cliccando sulla link “Inserimento” della sezione riservata alla “ Gestione incarichi” dell’Anagrafe, accedendo con il ruolo di “Responsabile del procedimento Consulenti U.I.”. Questo è possibile solo per gli anni in cui non è stata effettuata la dichiarazione in quanto, in caso contrario, bisognerà procedere allo sblocco della precedente dichiarazione. Infatti, se già resa, la dichiarazione deve essere preventivamente modificata dal responsabile dell’unità d’inserimento, centro di responsabilità di competenza. Inoltre, l’utente potrà inserire gli incarichi solo per i periodi attivi che, per prassi, sono fissati a 3 anni dalla scadenza.
Le schermate da compilare saranno:
1) Anno di riferimento – In questa sezione si dovrà indicare la data di affidamento dell’incarico;
2) Tipologia di consulenza – Bisognerà selezionare la tipologia di consulente, apponendo una spulcia su una delle quattro opzioni: a) Persone fisiche con codice fiscale rilasciato in Italia, b) Persone fisiche senza codice fiscale rilasciato in Italia, c) Società con codice fiscale rilasciato in Italia , d) società senza codice fiscale rilasciato in Italia. In seguito, digitando il codice fiscale, il sistema effettuerà una ricerca del consulente all’interno della propria banca dati, in modo tale che il responsabile del procedimento possa integrare i dati mancanti;
3) Ricerca dell’incarico – Il responsabile dovrà indicare l’anno di riferimento e il semestre (perché, come già detto, la comunicazione dei consulenti viene effettuata in due semestri distinti). Bisognerà anche specificare la tipologia del pagamento, distinguendo se previsto o presunto. Se previsto, sarà necessario indicare il compenso al lordo. Per i consulenti, si dovrà indicare la forma contrattuale, accedendo al menù a tendina, con l’indicazione dell’attività economica 1 e 2, che si dovrà individuare a seconda dell’opzione fatta in precedenza nell’attività economica generale individuata;
4) Lista dei pagamenti – Se nella schermata precedente si è dichiarato che l’attività è stata saldata, il sistema chiederà se esistono pagamenti associati all’incarico. Anche per i consulenti è previsto l’elenco dei pagamenti con la differenza, in questo caso, che bisogna indicare, oltre all’anno, anche il semestre in cui è stato erogato il compenso. Si precisa che il responsabile della comunicazione non potrà inserire due pagamenti per lo stesso periodo ( anno e semestre). Terminata la lista dei pagamenti, cliccando su fine, si conferma l’inserimento della stessa nel sistema “Anagrafe delle Prestazioni”.
PERSONE GIURIDICHE
L’adempimento “Anagrafe delle Prestazioni” prevede la comunicazione di incarichi affidati a “consulenti e collaboratori esterni” inclusi anche gli incarichi relativi alle persone giuridiche. Per quanto attiene alle modalità di inserimento nell’Anagrafe delle prestazioni degli incarichi conferiti, la circolare n. 5 del 21/12/2006, a firma del Ministro per le Riforme e le Innovazioni nella pubblica amministrazione, prevede solo la comunicazione relativa a quelli conferiti a persone fisiche. Sarebbe comunque opportuno, nell’ambito “Operazione Trasparenza”, comunicare anche gli incarichi riferiti alle persone giuridiche, al fine di perseguire l’obiettivo del contenimento e della razionalizzazione della spesa pubblica.
MODALITA’ DI COMUNICAZIONE INCARICHI DIPENDENTI
Per poter ottemperare alla comunicazione incarichi conferiti o autorizzati ai dipendenti, dopo essere entrati, attraverso il sistema PERLA PA, nella sezione Anagrafe delle prestazioni, con il ruolo “Responsabile del procedimento Dipendenti U.I.”, bisognerà accedere alla link “Gestione Incarichi-Inserimento”. Il sistema guida l’utente nella compilazione. Fondamentalmente il sistema richiede di specificare:
– Data di autorizzazione o conferimento – Il primo dato da inserire, attraverso il menu a tendina, è la data dell’incarico, ossia del contratto stipulato con la scuola o della eventuale autorizzazione concessa;
– Dati dell’incaricato – Il sistema, attraverso il codice fiscale dell’incaricato, effettuerà una ricerca. Molti dati del dipendente, se già noti al sistema, verranno automaticamente proposti, quindi si dovrà soltanto integrare la schermata dell’anagrafica con tutte le generalità richieste, prima di procedere alla schermata successiva;
– Dati del soggetto conferente – E’ necessario indicare, attraverso il menu a tendina, la tipologia del soggetto conferente l’incarico o l’autorizzazione; nel caso delle scuole, ovviamente la voce da indicare è quella di “Pubblico”, in seguito sarà necessario indicare il codice fiscale e la denominazione;
– Dati dell’incarico – Tra i dati da inserire particolare attenzione bisognerà prestare all’indicazione dei riferimenti normativi. La specifica norma va rintracciata nel menu a tendina ( D.Lgs- D.M. Legge etc.) mentre l’indicazione di numero, data articolo e comma bisognerà digitarli manualmente attraverso l’uso della tastiera;
– Lista dei pagamenti – Il sistema chiede di rispondere alla domanda se esistono pagamenti associati all’incarico. Qualora l’incarico sia stato saldato dalla scuola, bisognerà rispondere di “Sì”. Subito dopo sarà possibile indicare l’anno del pagamento e l’importo del compenso annuo lordo (come specificato dalla Circolare n. 18 dell’11 maggio 2011 del Ministero dell’Economia e delle Finanze indirizzata ai Revisori dei conti, ai componenti dei Collegi sindacali in rappresentanza del Ministero dell’Economia e delle Finanze e ai dipendenti con incarichi autorizzati). In questa sezione sarà possibile inserire più pagamenti corrisposti;
– Riepilogo dati – Al termine di tutta la procedura, il sistema esegue un riepilogo dei dati che si potranno controllare prima di caricarli al sistema e procedere con l’ulteriore inserimento;
– Per tornare indietro, cosa sempre possibile durante tutte le fasi di inserimento, bisognerà usare l’apposito pulsante ”Precedente” posto in basso in ogni schermata.
INCARICHI DEI REVISORI MIUR
Circa i compensi erogati per lo svolgimento degli incarichi dei Revisori Miur, con la nota 607 del 13/01/2017, il Ministero ha ribadito che l’incarico di revisore dei conti attribuito al rappresentante del MIUR, nonché il relativo pagamento, deve essere comunicato, nel portale telematico dell’anagrafe delle prestazioni e degli incarichi, dall’istituzione scolastica capofila dell’ambito per il quale si svolge l’incarico. L’incarico è conferito con decreto del Ministro, ragione per cui non necessita di autorizzazione, poiché è insita nello stesso provvedimento di nomina.
COMUNICAZIONE NEGATIVA
La comunicazione deve essere resa anche nel caso in cui l’amministrazione non abbia conferito, per il periodo prescritto dalla legge, incarichi o autorizzazioni ai propri dipendenti o a consulenti esterni, producendo così una “comunicazione negativa”.
Le amministrazioni che omettono gli adempimenti di cui ai commi da 11 a 14 del novellato art. 53 non possono conferire nuovi incarichi fino a quando non adempiono.
VARIAZIONE DEGLI INCARICHI
Per gli inserimenti degli incarichi sia ai “Dipendenti” che ai “ Consulenti”, il relativo responsabile ha la possibilità di modificare o addirittura cancellare un incarico accedendo alla link “ variazione” della sezione “Gestioni Incarichi”. Si potrà variare un incarico alla volta, purché compreso nel periodo di consolidamento. Si precisa, però, che per gli incarichi non compresi nel periodo di consolidamento, ma ancora aperti, si avrà la possibilità di modificare solo i pagamenti, a data di fine incarico e la voce “incarico saldato”. Nel caso dei consulenti, sarà possibile modificare solo i dati dell’incarico, e non invece quelli dell’incaricato. Per quanto attiene alla cancellazione, essa sarà possibile solo se non è stata effettuata la dichiarazione. Tuttavia, anche in quest’ultima ipotesi il sistema consente di effettuare lo sblocco della dichiarazione, attraverso la sezione “Gestione Dichiarazione”, per poi procedere allo sblocco della dichiarazione.
INVIO DELLA DICHIARAZIONE
Dopo aver provveduto all’inserimento dei dati nei periodi previsti per legge, il responsabile di inserimento della P. A. o di una Unità d’Inserimento dovrà provvedere ad inviare la dichiarazione finale al Dipartimento della Funzione Pubblica, accedendo nell’area “Gestione Dichiarazione”.
RELAZIONE DI ACCOMPAGNAMENTO
A seguito delle modifiche apportate dalla Legge 190/2012 all’art. 53 del D.lgs. 165/2001, il sistema PerlaPA, per l’adempimento Anagrafe delle Prestazioni, è stato modificato in modo che la comunicazione da parte delle PP.AA. sia semplificata coerentemente con le modifiche normative. In particolare, è stato eliminato l’obbligo di inviare la relazione di accompagnamento in occasione dell’invio della dichiarazione di chiusura dell’adempimento, sia per i dati relativi ai dipendenti che per quelli relativi ai consulenti. Occorre, invece, effettuare l’inserimento della relazione a corredo di ogni comunicazione relativa agli incarichi ai dipendenti, da inviare obbligatoriamente entro 15 giorni dal conferimento.
FONTI NORMATIVE
Legge 6 novembre 2012, n. 190;
Decreto legislativo 27 ottobre 2009, N. 150;
Legge 24 dicembre 2007, n. 244;
Decreto Legislativo 30 marzo 2001, n. 165;
Decreto Legge 28 marzo 1997, n. 79;
Legge 28 maggio 1997, n. 140;
Legge 23 dicembre 1996, n. 662;
Decreto Legislativo 3 febbraio 1993, n. 29;
Legge 30 dicembre 1991, n. 412.
