Amministrazione digitale: nuove linee guida

Tutte le Amministrazioni Pubbliche e, quindi anche le Istituzioni Scolastiche, dovranno attuare il cosiddetto CAD, Codice Amministrazione Digitale, rispettando le nuove Linee guida. Il Commento ragionato

Didattica Digitale Integrata e Amministrazione Digitale sono ormai i temi e gli argomenti di oggi, ma che dovremo sempre più gestire nel futuro, anche al di fuori dell’attuale delicata fase emergenziale, per ottimizzare processi e ottenere risultati più consoni alle nostre esigenze

di Marco Graziuso

Spesso sentiamo ripetere che, nel difficile momento che stiamo attraversando, occorre cogliere alcune opportunità per essere più preparati nella gestione della fase successiva, che sarà sempre più caratterizzata da quei cambiamenti che oggi ci sembrano improbabili perchè incompatibili con la realtà quotidiana.

Le attività didattiche stanno cominciando a conoscere realmente, e sulla pelle dei diretti interessati, gli effetti di quelle innovazioni tecnologiche che già da tempo erano oggetto di studio e sperimentazione, ma che oggi stanno mettendo a nudo, pur con gli sforzi e la disponibilità di un diffuso fai-da-te, una realtà spesso inadeguata e piena di criticità.

Sul versante amministrativo, il cosiddetto lavoro agile, a volte dettato dalle oggettive e drammatiche situazioni epidemiologiche, sta obbligando ad un ripensamento del modo di lavorare, imponendo nuove modalità organizzative e di gestione dei processi.

Didattica Digitale Integrata e Amministrazione Digitale sono ormai i temi e gli argomenti di oggi, ma che dovremo sempre più gestire nel futuro, anche al di fuori dell’attuale delicata fase emergenziale, per ottimizzare processi e ottenere risultati più consoni alle nostre esigenze.

Non deve sfuggire, a tal proposito, il fatto che sulla Gazzetta Ufficiale n. 259 del 19 ottobre 2020 è stato pubblicato il Comunicato relativo all’adozione delle nuove Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, in vigore dal 10 settembre 2020 e da attuare entro il 7 giugno 2021.

In tema di gestione documentale, eravamo rimasti alla sospensione dell’efficacia dei famigerati tre DPCM, due dei quali recanti la data del 3 dicembre 2013 e uno del 13 novembre 2014, in attesa di nuove disposizioni che fossero in linea con la normativa europea.

Ora, a partire dalla data di applicazione delle nuove Linee guida, sono abrogati i tre citati DPCM con lo scopo di incorporare in un “unicum” normativo le regole tecniche e le circolari in materia.

In pratica, tutte le Amministrazioni Pubbliche e, quindi anche le Istituzioni Scolastiche, dovranno attuare il cosiddetto CAD, Codice Amministrazione Digitale, rispettando le nuove Linee guida.

Come precisato dal Consiglio di Stato, le Linee guida adottate da AGID, ai sensi dell’art. 71 del CAD, hanno carattere vincolante e assumono valenza erga omnes. Ne deriva che, nella gerarchia delle fonti, anche le attuali Linee guida sono inquadrate come un atto di regolamentazione, seppur di natura tecnica, con la conseguenza che esse sono pienamente azionabili davanti al giudice amministrativo in caso di violazione delle prescrizioni ivi contenute.

In questo frangente, ciascuna Amministrazione deve cogliere l’opportunità di introdurre una nuova mentalità nell’organizzare l’attività amministrativa, per usare il digitale non come si sta continuando a fare, ma adottando un linguaggio comune e condiviso per facilitare un lavoro che risulta essere sempre più complesso.

È evidente che tutto dovrebbe partire dall’Amministrazione centrale, iniziando a usare, per esempio, un’unica piattaforma gestionale; ma si sa che, per farlo, occorre cominciare a toccare qualche interesse economico.

Nel frattempo, si può provare a introdurre nel proprio ufficio alcune pratiche di buona amministrazione.

La digitalizzazione dei procedimenti amministrativi consente nuove modalità di comunicazione e interazione con tutta l’utenza dell’Istituzione Scolastica (personale, alunni e genitori), attraverso l’erogazione di servizi e la realizzazione di un unico punto di accesso.

Attualmente il sito web della scuola è ancora utilizzato come una vetrina, finalizzata essenzialmente a esibire i “prodotti”, intesi come attività e progetti in atto.

Invece, dovrebbe entrare nella consapevolezza di tutti gli operatori della scuola che il sito web dovrà essere considerato il vero punto di accesso ai servizi propri dell’Istituzione Scolastica.

In tale ottica, l’ufficio di segreteria dovrà sempre più essere capace di governare l’intero sistema documentale della scuola, trasformandosi e assumendo in linea con i tempi la valenza di un vero e proprio ufficio digitale.

I procedimenti amministrativi incentrati sulla gestione documentale garantiscono la corretta gestione dell’intero ciclo di vita dei documenti, dalla produzione alla conservazione.

I sistemi per la gestione documentale consentono infatti di:

• automatizzare i processi di classificazione, fascicolazione e definizione dei documenti di tipo informatico (informazioni base e specifiche per tipologia di documenti);
• automatizzare la fase di registrazione dei documenti in ingresso e uscita e assegnazione alle unità organizzative;
• dematerializzare il trattamento dei flussi documentali sia in ingresso che in uscita;
• supportare l’archiviazione dei documenti informatici e delle copie.

La gestione dei flussi documentali organizza e governa la documentazione ricevuta, inviata o comunque prodotta dall’Amministrazione per l’esecuzione dei procedimenti di pertinenza. Consente infatti la corretta registrazione di protocollo, l’assegnazione, la classificazione, la fascicolazione, il reperimento e la conservazione dei documenti informatici.

Il termine dematerializzazione indica il progressivo incremento della gestione documentale informatizzata – all’interno delle strutture amministrative pubbliche e private – e la conseguente sostituzione dei supporti tradizionali della documentazione amministrativa in favore del documento informatico, a cui la normativa vigente riconosce pieno valore giuridico.

La dematerializzazione assume un ruolo la cui centralità è resa evidente dal fatto di costituire uno dei temi cardine del Codice dell’Amministrazione Digitale e una delle linee di azione più significative per la riduzione della spesa pubblica, in termini di risparmi diretti e indiretti.

Nel rimandare ad una attenta e approfondita lettura delle nuove Linee guida, si propongono alcune ipotesi di lavoro sulla gestione documentale.

Profili organizzativi

L’obiettivo di ridurre o comunque eliminare la documentazione cartacea rappresenta la sfida che tutti gli operatori scolastici sono chiamati ad affrontare. Si tratta più che altro di cambiare radicalmente la gestione della documentazione e dei procedimenti, improntando, seppur gradualmente, il proprio modo di lavorare all’idea di un governo del sistema amministrativo informatico, con la creazione di un vero e proprio ufficio in rete, alla base del quale c’è il protocollo informatico. A tal proposito, va detto che è ancora troppo diffusa la prassi di considerare il protocollo informatico come il semplice sostituto del vecchio registro di protocollo cartaceo.

Superare tale impostazione significa cominciare a costruire un sistema di uffici in rete tra loro, con la possibilità di condividere tutta la documentazione, che andrà suddivisa tra i vari procedimenti amministrativi di pertinenza dell’Istituzione scolastica e che dovrà essere così gestita:

Tutta la documentazione dovrà essere archiviata sul computer server, nelle varie cartelle e sottocartelle, che potranno riportare la stessa organizzazione dell’Ufficio.

Per umaggiore chiarezza, si potrà stabilire di denominare ciascun file da archiviare nella relativa cartella con la stessa regola: AAAAMMGG (anno mese giorno), Titolario (A… B… C…), descrizione.

PIANO DI CLASSIFICAZIONE/FASCICOLAZIONE/CONSERVAZIONE

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