Syllabus e cultura digitale

di · 16 Novembre 2018

La transizione al digitale della pubblica amministrazione: un passaggio lento ma necessario. Competenze digitali per la P.A. è il nuovo progetto ad hoc del Dipartimento della Funzione Pubblica di Marco Graziuso

Abstract

Nel corso degli ultimi anni, molti interventi programmatici si sono prefissi l’obiettivo di favorire una trasformazione digitale della P.A., prevedendo obiettivi anche ambiziosi. Tuttavia, l’effettiva realizzazione di questa trasformazione è proceduta a rilento. Ciò è dimostrato, ad esempio, dal fatto che il CAD – Codice dell’amministrazione digitale (d.lgs. 82/2005) -, anche a fronte di due recenti interventi di modifica (D. lgs. n. 179/2016 e D. lgs. n. 217/2017), continua ad essere una tra le norme meno applicate del contesto giuridico italiano. A questo si aggiungono le difficoltà manifestate dalla maggior parte delle amministrazioni nel recepimento, nei termini previsti, di molte disposizioni normative in ambito digitale (si pensi all’adozione di SPID – Sistema pubblico d’identità digitale), così come la tendenza ricorrente delle amministrazioni ad adattare gli strumenti innovativi a disposizione alle procedure tradizionali, piuttosto che a sfruttarne appieno le funzionalità per dar vita a procedure di lavoro più efficienti. Molti sono i fattori alla base di tale ritardo. Tra questi emerge l’assenza di una cultura del digitale e dell’innovazione condivisa a tutti i livelli dell’amministrazione. In questo scenario risulta, quindi, prioritario intervenire in modo incisivo sulle competenze digitali dei dipendenti della P.A. attraverso la definizione di interventi mirati, in grado di implementare adeguatamente le competenze dell’ intero comparto pubblico.

Il progetto Competenze Digitali per la P.A., promosso dal Dipartimento della Funzione Pubblica e reperibile su www.funzionepubblica.gov.it, mira a definire gli strumenti e le azioni finalizzati a rafforzare e consolidare le competenze digitali di base dei dipendenti pubblici, e a diffondere una visione comune sui temi della Cittadinanza digitale, dell’e-Government e dell’Open government.

Il Syllabus “Competenze digitali per la P.A.” descrive il set di conoscenze e skill di base che consentono al dipendente pubblico di partecipare attivamente alla trasformazione digitale della pubblica amministrazione.

Il possesso di competenze digitali da parte dei dipendenti pubblici rappresenta una condizione essenziale per consentire l’adattamento dei servizi della P.A. all’era digitale. Affinché gli interventi programmatici si traducano in pratiche agite è, infatti, necessario che tutti i lavoratori della pubblica amministrazione siano in grado di comprendere, accettare e adottare i nuovi strumenti a disposizione e i cambiamenti nei processi di lavoro che questi comportano, per poter diventare essi stessi promotori di innovazione. Ciò al fine di migliorare il servizio, il rapporto con il cittadino e la qualità del proprio lavoro.

Il dipendente pubblico è chiamato ad assecondare i cambiamenti legati alla digitalizzazione di processi di lavoro assolutamente specifici, settoriali e regolati da norme puntuali, prima fra tutte il Codice dell’amministrazione digitale (D. lgs. 82/2005). Inoltre, sempre in virtù del proprio ruolo, il dipendente pubblico deve avvertire l’esigenza di acquisire una diversa lente di osservazione, rispetto al comune cittadino, nei confronti di strumenti e soluzioni resi disponibili ed usati nel mondo digitale. A tal riguardo si pensi, ad esempio, alle diverse implicazioni nell’**uso dei social media da parte di un cittadino oppure di un’istituzione pubblica. A differenza del privato cittadino, infatti, il dipendente pubblico deve saper adottare scelte appropriate rispetto a come rappresentare nell’ambiente digitale non solo se stesso in quanto persona, ma anche l’amministrazione di appartenenza, di cui potrebbe essere espressione consapevole o inconsapevole, comprendendo e cercando di mitigare i possibili rischi a ciò connessi.

L’obiettivo generale del Syllabus è quello di fare in modo che tutti i dipendenti pubblici siano in grado di operare attivamente, in maniera sicura e consapevole all’interno di una pubblica amministrazione sempre più digitale.

Attraverso le schede che seguono, ciascun dipendente può effettuare una prima autovalutazione del livello delle proprie conoscenze, così da consentire all’amministrazione la pianificazione delle conseguenti e dovute attività di formazione e aggiornamento.

DATI, INFORMAZIONI E DOCUMENTI INFORMATICI

Nel proprio lavoro quotidiano, il dipendente pubblico raccoglie, elabora e utilizza dati, informazioni e documenti. Per fare ciò deve saper ricorrere in modo appropriato sia a strumenti standard a disposizione di qualsiasi cittadino (il web per la ricerca di informazioni, gli strumenti di office automation per la produzione e la catalogazione di documenti, ecc.), sia a strumenti peculiari dell’amministrazione di appartenenza. Inoltre deve avere consapevolezza del valore dei dati** e delle modalità più efficaci di gestirli, anche attraverso tecnologie avanzate, al fine di supportare efficacemente i processi decisionali.

La normativa definisce il significato di documento informatico o documento elettronico e introduce regole per la formazione, gestione, conservazione e trasmissione di documenti con strumenti informatici a cui ogni amministrazione è tenuta ad adeguare la propria gestione documentale.

Ad ogni dipendente è richiesta pertanto la conoscenza di queste regole e la capacità di applicarle ai fini della corretta produzione, gestione e valutazione del documento informatico e di un uso consapevole di strumenti, quali le firme elettroniche o le marche temporali, e delle modalità di fascicolazione e gestione archivistica.

Per gestire dati, informazioni e contenuti digitali, occorre:

Conoscere la differenza tra dato e informazione;

Saper utilizzare il web per la ricerca di dati e informazioni;

Saper valutare l’affidabilità delle informazioni e dei dati rilevati sul web;

Saper utilizzare tecniche e strumenti di ricerca avanzata;

Saper organizzare informazioni, dati e contenuti digitali affinché possano essere archiviati e gestiti in maniera efficiente e funzionale;

Conoscere l’esistenza delle principali fonti pubbliche per la raccolta di dati e informazioni utili per l’attività quotidiana della PA (es. Istat, OCSE);

Conoscere le potenzialità dell’analisi dei dati e degli strumenti di supporto alle decisioni.

Per produrre, valutare e gestire documenti informatici, occorre:

Conoscere il significato di documento informatico e documento elettronico;

Conoscere le diverse modalità di formazione del documento informatico e le sue caratteristiche;

Conoscere il valore legale del documento informatico;

Conoscere il valore legale della firma digitale e del timbro digitale;

Conoscere l’esistenza e le funzionalità principali dei sistemi di protocollo informatico;

Conoscere i formati accettati per un documento informatico;

Conoscere le diverse tipologie di firme elettroniche e il diverso valore giuridico e probatorio che caratterizza il documento informatico a cui possono essere associate;

Conoscere l’esistenza e le funzionalità principali dei sistemi di gestione documentale;

Conoscere il significato di valore temporale del documento informatico e l’esistenza delle marche temporali;

Conoscere le caratteristiche della validazione temporale di un documento informatico;

Conoscere il significato e il valore legale del sigillo elettronico;

Conoscere l’esistenza della conservazione digitale;

Conoscere il tema della fascicolazione e dell’utilizzo dei metadati in relazione ai documenti informatici;

Conoscere le caratteristiche principali e le implicazioni derivanti dalla corretta gestione archivistica e successiva conservazione dei documenti informatici;

Conoscere l’esistenza dell’obbligo di consentire l’accesso ai documenti informatici da parte dei soggetti interessati.

Conoscere gli Open Data significa:

Conoscere il significato di Open Data;

Conoscere l’utilità degli Open Data per imprese, cittadini e società civile;

Conoscere le caratteristiche principali degli Open Data;

Conoscere il significato di dati in formato aperto e le differenze con il termine Open Data;

Saper valutare la qualità del dato;

Conoscere il principio dell’Open Data by default e i suoi limiti;

Conoscere il significato di Linked Open Data.

COMUNICAZIONE E CONDIVISIONE

Il dipendente pubblico, nel suo lavoro quotidiano, è chiamato a interagire con diversi attori: colleghi e vertici dell’amministrazione di appartenenza, dipendenti e strutture di altre amministrazioni, cittadini e imprese.

All’interno della propria amministrazione, il dipendente pubblico può ricorrere ad un ventaglio di strumenti tecnologici, più o meno ampio ed istituzionalizzato, per gestire la comunicazione e la condivisione di documenti e informazioni nei propri processi di lavoro.

Tale insieme di strumenti include la posta elettronica ordinaria, la intranet istituzionale e le cartelle condivise in rete, ma anche sistemi sempre più evoluti, quali le applicazioni di instant messaging o di audio video conferencing, i forum interni e i repository on-line. Di conseguenza, il dipendente pubblico è chiamato a conoscere tali strumenti e le loro caratteristiche principali, e soprattutto a sviluppare la capacità di scegliere e utilizzare in ogni occasione lo strumento più appropriato in funzione di diversi fattori, incluse la natura e la complessità del contenuto da veicolare, nonché il grado di formalità richiesto e la presenza di eventuali vincoli normativi da rispettare.

Il dipendente pubblico è inserito nel più ampio sistema di comunicazione della propria amministrazione con i suoi principali stakeholder esterni, tra cui spiccano i cittadini, le imprese e le altre amministrazioni. Tale sistema è oggetto negli ultimi anni di un profondo cambiamento dovuto, da un lato, ad un’attenzione crescente alla partecipazione e alla necessità di rafforzare la percezione condivisa di trasparenza e di efficienza e, dall’altro, all’ingresso anche nel mondo della pubblica amministrazione di strumenti evoluti di comunicazione, inclusi i social media, che si affiancano a strumenti tradizionali, quali il sito web istituzionale o la posta elettronica certificata.

La comunicazione deve poi tenere conto dell’evoluzione normativa.

Gli strumenti e i sistemi telematici e digitali stanno, infatti, determinando una rivisitazione profonda dei diritti di cittadinanza che devono essere sempre assicurati e garantiti. In particolare, la recente introduzione del domicilio digitale cambia le modalità di comunicazione PA/cittadino.

In questo scenario, il dipendente pubblico ha pertanto la necessità di conoscere gli strumenti di comunicazione esterna e di saper applicare le modalità di interazione più adatte a seconda del soggetto e della circostanza, nel costante rispetto delle disposizioni normative.

Comunicare e condividere all’interno dell’amministrazione significa:

Saper utilizzare la posta elettronica, in quanto strumento principale di comunicazione all’interno della stessa amministrazione;

Conoscere l’esistenza della intranet quale strumento di comunicazione e condivisione interna all’amministrazione;

Conoscere l’esistenza degli strumenti di comunicazione evoluti (es., applicazioni di instant messaging e audio video conferencing, forum interni);

Conoscere l’esistenza di strumenti elementari di condivisione dei documenti (es., cartelle condivise);

Conoscere le caratteristiche principali di una intranet quale strumento di comunicazione e condivisione interna all’amministrazione di appartenenza;

Conoscere le caratteristiche principali degli strumenti di comunicazione evoluti;

Saper utilizzare gli strumenti elementari di condivisione dei documenti;

Conoscere l’esistenza di strumenti avanzati di condivisione di informazioni e documenti (repository on-line);

Saper utilizzare gli strumenti avanzati di comunicazione (forum, instant messaging, audio video conferencing);

Saper scegliere gli strumenti di comunicazione più appropriati in funzione delle caratteristiche del messaggio, inclusi natura, complessità e grado di formalità del contenuto;

Conoscere vantaggi e rischi associati all’utilizzo di ciascuno strumento avanzato di condivisione di informazioni e documenti;

Saper utilizzare gli strumenti avanzati di condivisione on-line.

Comunicare e condividere con cittadini, imprese ed altre PA significa:

Conoscere cos’è e quali sono le caratteristiche della Posta Elettronica Certificata (PEC);

Conoscere il ruolo della PEC quale strumento di comunicazione tra pubbliche amministrazioni;

Conoscere il ruolo della PEC quale strumento di comunicazione con il cittadino e le imprese;

Conoscere l’impossibilità per un’amministrazione di richiedere atti o certificati contenenti informazioni già in possesso di altre PA;

Conoscere quali sono le modalità individuate dalla normativa di riferimento per inoltrare validamente istanze e dichiarazioni alle pubbliche amministrazioni per via telematica;

Conoscere l’esistenza del domicilio digitale;

Conoscere l’esistenza di strumenti elementari per la comunicazione e diffusione di informazioni in favore di cittadini e imprese (es., siti web istituzionali, FAQ, avvisi);

Saper utilizzare la PEC come strumento di comunicazione tra PA;

Saper utilizzare la PEC come strumento di comunicazione con i cittadini e le imprese;

Conoscere le implicazioni del domicilio digitale quale unico indirizzo per le comunicazioni dell’amministrazione al cittadino;

Conoscere l’esistenza di strumenti evoluti di comunicazione e partecipazione in favore di cittadini, imprese e degli altri stakeholder di una pubblica amministrazione (es., f8orum, social media);

Conoscere l’esistenza di diversi registri linguistici a seconda del destinatario e dello strumento utilizzato;

Saper utilizzare la PEC in maniera integrata con il protocollo informatico e il sistema di gestione documentale quale strumento di comunicazione con cittadini, imprese e altre amministrazioni pubbliche;

Conoscere la possibilità di invio di notifiche push a cittadini e imprese;

Saper utilizzare gli strumenti avanzati di comunicazione (forum, instant messaging, audio video conferencing, social media);

Saper scegliere gli strumenti di comunicazione digitale più appropriati per l’interazione con cittadini e imprese in funzione della natura, complessità e grado di formalità del contenuto da veicolare;

Saper scegliere il registro linguistico appropriato a seconda del destinatario e dello strumento utilizzato.

SICUREZZA

La sicurezza è l’insieme delle misure di carattere tecnologico, organizzativo e procedurale volte a garantire la protezione dei sistemi informatici e dei dati in essi contenuti.

La sensibilizzazione sui rischi e sulle protezioni disponibili è la prima linea di difesa per assicurare la sicurezza dei sistemi e delle reti di informazione. Non solo bisogna sapere che le falle in materia di sicurezza possono gravemente incidere sull’integrità dei sistemi e delle reti che controllano, ma bisogna essere anche consapevoli che, a causa dell’interconnessione e dell’interdipendenza tra sistemi, si può potenzialmente danneggiare gli altri.

È essenziale, quindi, per il dipendente pubblico, conoscere le caratteristiche che contraddistinguono la sicurezza informatica per garantire la riservatezza ed evitare eventuali usi illeciti nello svolgimento delle attività di divulgazione, modifica e distruzione di dati e informazioni.

Inoltre, non basta rendere sicuri applicazioni, siti e infrastrutture; molto più spesso di quanto pensiamo l’anello debole nella catena della sicurezza è l’essere umano. È, pertanto, fondamentale che il dipendente pubblico maturi una conoscenza dei pericoli e delle minacce a cui è esposto quando opera nel digitale per avere consapevolezza del proprio ruolo nella gestione e nel mantenimento della sicurezza nella propria amministrazione.

L’impatto delle tecnologie digitali sul trattamento dell’informazione ha avuto risvolti anche sulla privacy. Il dipendente pubblico gestisce e tratta informazioni del cittadino e deve saper controllare e proteggere l’uso dei dati e delle informazioni condivise, in particolare proprio dei dati e delle informazioni che sono patrimonio del cittadino che opera con la P.A. Questo significa saper individuare i rischi e applicare i modi più appropriati nella gestione delle informazioni, nonché saper leggere e valutare le informative sulla protezione dei dati personali che devono rendere noto come vengono utilizzati tali dati.

Dal 25 maggio 2018 è operativo e obbligatorio il nuovo regolamento europeo sulla protezione dei dati e la loro libera circolazione (Regolamento Europeo 2016/679). Il nuovo regolamento presenta un insieme di regole in grado di disciplinare gran parte degli aspetti di una protezione dei dati personali che sia attenta al digitale.

La pubblica amministrazione deve conoscere i contenuti della nuova normativa sulla Privacy, nota anche con il termine GDPR (General Data Protection Regulation), saperli applicare e prevedere competenze e ruoli adatti ad assicurarne il pieno rispetto nei processi di trattamento dei dati.

Proteggere i dispositivi significa:

Conoscere l’esistenza di rischi e minacce negli ambienti digitali;

Saper adottare le misure base di sicurezza per proteggere i dispositivi;

Saper definire e gestire le password in modo consapevole e protetto;

Saper valutare i principali rischi per il dispositivo se soggetto ad attacchi informatici;

Conoscere l’esistenza delle misure minime di sicurezza ICT per le Pubbliche Amministrazioni;

Conoscere i principali tipi di attacco informatico, Virus, Trojan, Denial of Service (DoS), Distributed Denial of Service (DDoS);

Sapere quali contromisure adottare per prevenire e difendersi dagli attacchi informatici;

Saper riconoscere quando il dispositivo è soggetto ad attacchi informatici.

Proteggere i dati personali e la privacy significa:

Conoscere i concetti di riservatezza, integrità e non ripudio dei dati;

Conoscere l’esistenza del regolamento europeo sulla protezione dei dati personali;

Sapere come proteggere i dati personali negli ambienti digitali;

Conoscere la differenza tra dato personale, dato sensibile e dato giudiziario;

Conoscere i principi generali del Regolamento Europeo 2016/679 sulla protezione dei dati personali;

Saper valutare i rischi e applicare le contromisure appropriate.

SERVIZI ON-LINE

Il Codice dell’amministrazione digitale (D.lgs. 82/2005) attribuisce a chiunque il diritto di fruire in forma digitale dei servizi erogati on-line dalle pubbliche amministrazioni.

La P.A., nel tempo, ha fornito sempre più servizi tramite il canale web. L’importanza della messa on-line dei servizi è dovuta al fatto che possono portare benefici non solo al cittadino (in fatto di tempo, modalità remota di accesso, guida alla compilazione, immediatezza della risposta, ecc.) ma anche all’amministrazione (ricezione di dati e informazioni direttamente in forma digitale, controllo degli errori in fase di immissione, ecc.).

Al fine di stimolare lo sviluppo di sempre nuovi servizi on-line da parte della P.A. italiana e, al contempo, di assicurarne coerenza e integrazione superando il tradizionale approccio a “silos”, particolare attenzione è stata prestata negli ultimi anni allo sviluppo di “piattaforme abilitanti”, una serie di servizi infrastrutturali volti da un lato ad agevolare e ridurre i costi di nuovi servizi specifici per le varie amministrazioni, e dall’altro a uniformare gli strumenti utilizzati dagli utenti finali durante la loro interazione con la pubblica amministrazione.

Alcune di queste piattaforme abilitanti si rivolgono specificatamente ai cittadini e alle imprese, quali i servizi di identificazione, fatturazione e pagamento. L’introduzione di SPID (Sistema pubblico di identità digitale), per esempio, ha offerto la possibilità al cittadino di avere un’unica modalità di autenticazione per tutti i servizi della P.A.. Sul tema dei pagamenti digitali, invece, pagoPA ha reso più semplice, sicuro e trasparente qualsiasi pagamento verso la P.A.

Il dipendente pubblico è chiamato, pertanto, a conoscere e garantire il diritto alla fruizione dei servizi on-line, nonché a conoscere le principali piattaforme abilitanti a supporto dell’erogazione di tali servizi da parte delle pubbliche amministrazioni in favore di cittadini e imprese.

Conoscere l’identità digitale significa:

Conoscere il concetto di identità digitale e l’esistenza di SPID;

Conoscere le caratteristiche principali di SPID;

Conoscere le implicazioni dell’utilizzo di SPID come modalità di autenticazione;

Conoscere i vari livelli di autenticazione offerti dal sistema SPID;

Conoscere l’esistenza della possibilità di utilizzare SPID anche per firmare documenti.

Erogare servizi on-line significa:

Conoscere il diritto di cittadini e imprese di accedere ai servizi in modalità digitale;

Conoscere l’obbligo per la P.A. di pubblicare on-line tutti i moduli e i formulari adottati per l’erogazione dei servizi;

Conoscere il diritto dei cittadini di pagare digitalmente;

Conoscere l’esistenza di pagoPA come nodo dei pagamenti;

Conoscere l’esistenza dell’obbligo di fatturazione elettronica;

Conoscere l’esistenza delle linee guida AgID per l’erogazione dei servizi on-line;

Conoscere le caratteristiche necessarie per l’erogazione di un servizio on-line (efficacia, economicità, utilità, fruibilità, accessibilità, tempestività);

Conoscere l’esistenza dell’obbligo di misurare il grado di soddisfazione dei destinatari delle attività e dei servizi anche attraverso modalità interattive;

Conoscere le caratteristiche principali di pagoPA;

Conoscere il significato di “mobile-first”;

Conoscere il significato di “digital first”;

Conoscere il “once only principle” e le sue conseguenze nell’erogazione dei servizi on-line;

Conoscere i vari livelli di erogazione di un servizio on-line, dal livello base (pubblicazione di informazioni e modulistica) al livello più avanzato (completa erogazione del servizio in digitale);

Conoscere le conseguenze giuridiche di violazione dell’obbligo di erogazione del servizio in modalità digitale.

TRASFORMAZIONE DIGITALE

Nell’epoca del digital first, da un lato il cittadino richiede sempre più interazione digitale anziché fisica con le amministrazioni, dall’altro le tecnologie digitali offrono molteplici opportunità per semplificare, ottimizzare, velocizzare, rendere più trasparenti i processi della pubblica amministrazione e, quindi, migliorare la qualità e l’efficienza dei servizi erogati.

Il Codice dell’amministrazione digitale (D.lgs. 82/2005) accompagna le amministrazioni nella fase di transizione dal cartaceo al digitale, mentre il Piano Triennale per l’Informatica nella Pubblica amministrazione 2017-2019 contiene una serie di iniziative e strumenti per supportare l’innovazione della PA grazie al ricorso alle tecnologie digitali.

È necessario, per il dipendente pubblico coinvolto nei processi e nei servizi, conoscere gli obiettivi che caratterizzano la strategia nazionale per la trasformazione digitale della PA e come è strutturata la governance del digitale in Italia.

È altresì necessario che il dipendente pubblico possegga una “cultura digitale” di base relativamente ai trend e alle tecnologie che si stanno sviluppando in questo momento, e sia in grado di riconoscerne le potenzialità applicative anche in ambito pubblico.

Conoscere le tecnologie emergenti per la trasformazione digitale significa:

Conoscere l’esistenza dell’IoT – Internet of things;

Conoscere l’esistenza del concetto di Intelligenza artificiale;

Conoscere l’esistenza della Blockchain;

Conoscere l’esistenza del Cloud computing;

Conoscere il concetto di Big data e di Data analytics;

Conoscere le caratteristiche principali dell’IoT – Internet of things;

Conoscere le caratteristiche principali dell’Intelligenza artificiale;

Conoscere le caratteristiche principali della Blockchain;

Conoscere le caratteristiche principali del Cloud computing;

Conoscere le caratteristiche principali dei Big data e dei Data analytics;

Conoscere i principali ambiti di applicazione dell’IoT – Internet of things;

Conoscere i principali ambiti di applicazione dell’Intelligenza artificiale;

Conoscere i principali ambiti di applicazione della Blockchain;

Conoscere i principali ambiti di applicazione del Cloud computing;

Conoscere i principali ambiti di applicazione dei Big data e dei Data analytics.

Riferimenti normativi

Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445;

Decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82;

Decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196;

Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 3 dicembre 2013;

Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 13 novembre 2014;

Regolamento (UE) n. 910/2014 (Regolamento EIDAS – Electronic IDentification Authentication and Signature);

Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR – General Data Protection Regulation).

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